Önemli olan, herhangi bir şeyi yaparken, tüm dikkatimizi ona vererek, kesintisiz bir şekilde çalışmaktır.

Bu kitapta ortaya konulan metodlar üç temel prensibe dayanmaktadır:

Bu kitap, bu tür bir yüksek performanslı iş akış performansını sağlayacak kanıtlanmış metodlar içerir ve gerek iş gerek kişisel yaşama kolaylıkla uygulanabilir.

Günümüzde insanların çoğuu, iş yaşamlarında, altından makul bir şekilde kalkabileceklerinin çok ötesinde bir iş yükü ile karşı karşıya; bugün artık işin, nerede başlayıp nerede bittiğinin sınırı kalmadı. Eski günlerde işler daha ziyade fiziksel nitelikteydi; ne zaman başlayıp biteceği, nasıl yapılacağı çok belliydi. Günümüz bilgi çalışanının iş hayatında durum böyle değil.

Fiziksel bir işin verimliliğini ölçülebilir şekilde artırmak kolaydır; ya daha çok ya da daha uzun çalışmak yeterlidir; halbuki, zihinsel emek gerektiren bir projede, iyinin bir üst sınırı yoktur ve zihinsel emek gerektiren bir iş her zaman daha verimli, daha iyi yapılabilir. Bu durum modern insan için son derece yıpratıcıdır. Diğer yandan bilgi - iletişim teknojilerinin son derece ilerlemiş olması da insanları sürekli bağlantıda tutarak, işten ayrı vakit geçirmelerine engel olmaktadır.

Buna karşılık mesleklerimiz ve yaşamlarımız sürekli olarak değişiyor. İşlerimizin son derece zor olması yetmezmiş gibi bu işlerin içerikleri ve isterlerinin sürekli değişmesi ve gelişmesi de bireyi son derece zor durumda bırakıyor. Önemli olan, bu değişimlere ayak uydurabilmektir.

Ne standart okul eğitimimiz ne geleneksel zaman yönetim modelleri ne de dijital, kağıt kalem not tutma yöntemleri günümüzün ihtiyaçlarına cevap vermiyor. Odaklanmış, rahat ve verimli bir çalışma yöntemi, yeni bir tarz düşünme ve metod gerektirmektedir; böyle bir metoda yönelik ihtiyaç büyük.

Geleneksel metodlar, ilk çıktığı dönemde faydalıydı çünkü endüstri ve hemen sonrası dönemde işin tanımı, yapılacağı zaman ve kapsamı netti. Ancak zamanın kendisi başlı başına iş haline gelince, kişisel ajanda ve takvimler bunu yönetmek için ön plana çıktı. Bugün bir çok kişi hâlâ takvim ve e-posta kutusu üzerinden programını yönetiyor. Ardından, daha doğru karar verme ihtiyacına yönelik olarak insanlar önceliklerini seçeneklendirmeye ya da yapılacaklar listeleri kullanmaya başladılar.

Ancak takvim temelli bir çalışma yöntemi, önemli olmasına rağmen, gerçek ihtiyacımızın sadece bir bölümünü karşılar. Öncelik temelli seçimler ya da yapılacaklar listeleri de günümüz insanının karmaşık iş akış ve ihtiyaçlarına tam olarak cevap vermemektedir. Günümüz insanı her gün onlarca mesaj, e-posta, talep baskısı altında kalıyor. Yoğun talepler dizisi içerisinde, çok az insan, önceliklendirdiği işlere, ör. eşinin ya da patronunun araya yeni bir taleple araya girmesi gibi durumlarda, disiplinle devam edebilmekte, gerçekte ise bu tür listeleri düzenli olarak yerine getirmekte zorluk çekiyor.

Bir başka yöntem ise, kişinin ana hedef ve değerlerini belirleyerek işlerini ve yaşamını buna göre sürdürmesi ilkesine dayalı “büyük resme odaklanma” metodu. Ancak bu yaklaşım da uygulamada şu üç temel sorun nedeniyle etkili olamıyor:

Yaşama geçirmemiz gereken metod, hem gündelik iş akışını organize etmeli hem büyük resme odaklanırken hem de küçük detayları atlamamıza engel olmalıdır. Aynı zamanda her gün gelen yüzlerce girdiyi derli toplu bir şekilde yönetmeli ve bunun için gerekli olan zaman da gereğinden fazla tutmamalıdır. İşlerin akışını kolaylaştırmalıdır.

Bir şeye gereğinden az ya da fazla karşılık vermemize (vakit ve enerji harcamamıza) neden olan her şey aslında bizi kontrolü altında tutan şeydir de.

İçsel Taahhütlerle Etkili Bir Şekilde Başetmek

Kişilerin yaşadığı stresin önemli bir bölümü, kendi kendilerine koydukları ya da kabul ettikleri ve düzenli idare edilip, yerine getirilemeyen taahhütlerden, sözlerden ortaya çıkar. İnsan, farkında olmadan bir çok söz verir ya da sözün altına imza atar; bilinçaltımız, özellikle yerine getirilmeyenleri alttan alta sürekli olarak takip eder. Bunlarla derli toplu şekilde baş edebilmek için, öncelikle tek tek kayıt altına almak, bunları netleştirmek, kişi için ne anlama geldiğini ortaya koymak ve bunları nasıl ilerleteceğimiz, kapatacağımız konusunda bir karar almak gerekir.

Taahhütleri düzgün yönetmek bir takım temel eylem ve davranışlar gerektirir:

Bu küçük egzersizin şunu anlatıyor olması lazım; mevcut projenin - sorunun kendisinde hiç bir değişiklik olmasa bile, sadece bu duruma ilişkin detaylı bir belirleme yaparak, hangi sonuca ulaşmak istediğimizi netleştirmek ve bunun için atılması gereken ilk fiziksel adımı belirlemek ve bunu kayıt almak dahi zihnimizi bir parça dahi olsa rahatlatmış, bize bu konuda berraklık, odaklanma ve zihin barışı sağlamıştır.

Üzerine Düşünmek: Sadece bir sorunu çözmeye yönelik olarak durumu netleştirmek, istenen sonucu belirlemek, bir sonraki fiziksel adıma karar vermek ve bunu kayıt altına almak şeklindeki bir düşünme tarzı insan zihnini özgürleştirmek anlamında çok kuvvetli bir adımdır. Bir çok kişi sorunları veya durumları hakkında düşünür ancak bu şekilde etkili eylem ve sonuca yönelik olarak düşünmedikleri için bu, bilinçli ve odaklanmış bir düşünce değil aslında bir tepkiden ibarettir. Tepki otomatiktir, düşünmek ise değil; bilinçli şekilde odaklanmış bir çaba gerektirir.

Tamamlanmamış ve zihninizi meşgul eden şeyler hakkında daha bilinçli ve odaklanmış olarak daha çok düşünmelisiniz. Peter Drucker şöyle der: “Bilgi işinde, görev verilmez, kararlaştırılmalıdır. Bu işin sonucu olarak beklenen sonuçlar nelerdir? sorusu, bu alanda çalışan kişiler için doğru sorudur ve bu soruyu soranları üretkenliğe götürür. Bu soru riskli bir sorudur da. Genellikle doğru bir cevabı yoktur, bunun yerine seçenekler vardır. Eğer verimlilik, üretkenlik amaçlanıyorsa, sonuçlar net bir şekilde tanımlanmalıdır.”

Bir hayali gerçeğe dönüştüren en etkili araç, arzu edilen sonuçları tanımlamak için bilinçli ve odaklanmış bir şekilde düşünmek ve bunun için gerekli bir sonraki adıma karar vermektir; ancak çok az insan böyle yapmaktadır.

Genellikle, bir şeyin zihninizde çok fazla yer tutmasının nedeni, o şeyin aslında başka bir şekilde olmasını istiyor olmanız ancak nasıl olmasını istediğinizi net bir şekilde tanımlamamanız, bunun için gerekli bir sonraki fiziksel adımı - eylemi belirlememeniz, ve - veya bunun sonuçlarını veya atılacak adımları düzenli olarak takip etmek için zihniniz dışında bir mecraya kayıt etmiş olmamanızdır. Bu şeyler bu nedenle hâlâ zihninizdedir. Bu düşünceler netleştirilene, karar verilene, bu karar ve adımlar, ihtiyaç duyduğumuzda tekrar erişeceğimiz bir mecraya kayıt edilene kadar beyniniz bu şeyle uğraşmaktan vazgeçemez.

Araştırmalar göstermektedir ki, zihniniz, bu açık kalan konulara sürekli takılı kalmakta ve düşünülenin aksine, bu durum, pozitif bir motivasyon aracı olmaktan çok insanın zihnini sürekli meşgul eden bir gürültü halini almaktadır.

Bir çok organizasyon metodunun çalışmamasının nedeni, insanların, bu meşgul edici şeyleri, yukarıda anlatılan şekilde organize etmiyor olmasıdır. Ör. bir çok yapılacaklar listesi, bir takım şeylerin yapılmasına ilişkindir ama tek başlarına bu listede yer alan şeylerin böyle listelenmesinin anlamlı sonuçları pek yoktur. Gerçekte bir çok kişi, aslında, bunları yaparak çok da sonuca yönelik çalışmamaktadır.

Süreç: Eylemi Yönetmek

Zihninizi meşgul eden şeyleri yönetmenin yolu, eylemlerinizi yönetmekten geçer. Eylemi yönetmek, ana mücadeledir; zamanınızla ne yaptığınız, elinizdeki bilgi ile ne yaptığınız, vücudunuzla ne yaptığınız, dikkatinizle ne yaptığınız ve öncelikleriniz; işte bunlar sınırlı kaynaklarınızı yönetmekle ilgilidir. Asıl önemli olan, ne zaman ne yapacağımıza ilişkin doğru kararı verebilmektir. Asıl iş, eylemlerimizi yönetmektir.

Ancak net bir şekilde tanımlamadığınız veya karar vermediğiniz eylemleri yönetmek oldukça zordur. Asıl sorun, bir durum ya da sorunu net bir şekilde tanımlayabilmek ve bunun için atılması gereken doğru adımı bulabilmektir. Bir çok insan bunda büyük zorluk çeker; çünkü, genellikle akıllarındaki bütün bir proje ya da sorunun kendisidir; halbuki bütün bir proje ya da sorun değil ancak bunun bir parçası bir seferde ilerletilebilir ve bu önemli olan bu parçayı bulup bunu ilerletmektir.

Çoğunlukla sorun, zamanın azlığı değil, bir proje ya da sorunun net ve doğru bir şekilde tanımlanmaması ve bunu ilerletmek için gerekli bir sonraki adımın neler olduğuna karar verilmemiş olmasıdır. Bir konu, radara girer girmez takibe alıp onun hakkında düşünmek ve karar vermek, her zaman, onun sonuçlarıyla uğraşmaktan daha iyi bir fikirdir.

Bir şeyi halletmek, iki temel öğe içerir:

Aşağıdan Yukarı Doğru Bir Yaklaşımın Değeri

Her ne kadar, bu konuda çalışırken, öncelikle kişinin vizyonu ve amaçlarını tanımlayıp buradan aşağı doğru giderek buna yönelik plan ve eylemlere yönelmek ilk bakışta daha doğru gibi gözükmekteyse de, tecrübeler bunun tam tersini göstermektedir. Çünkü insanların günlük programları, böyle bir yaklaşımı yerine getiremeyecek kadar yoğundur. Bunun yerine, aşağıdan yukarı, sondan başa doğru bir yaklaşım daha faydalıdır. Günlük sorunları çözmeye yarayan metodlar, işe yaradıkça kişileri rahatlatmakta ve zihinlerini huzurlu hale getirmekte; üretkenliklerini artırmaktadır. Önemli olan, öncelikle, eldeki sorunları düzgün ve verimli bir şekilde çözebilmek, oradan yukarıya doğru gitmektir. Kişi, günlük proje ve sorunlarını ilerlettiği ölçüde, rahatlamış zihni ile geri kalan zamanlarda, örneğin akşamları, yeni fikirler ve uygulamalar ile kendine gelecektir.

Yatay ve Dikey Eylem Yönetimi

Eylemler, yatay ve düşey olarak iki düzlemde yönetilmelidir. Gün içerisinde aklınıza gelen tüm eylemler ör. toplantıya hazırlık, dilekçe yazımı, ayakkabıları boyamak, akşam film izlemek vb. yani yapılması gerekli her şey, yatay düzlemde takip edilerek kayıt altına alınmalı, istendiğinde kolaylıkla detayını görebilmeli ve birinden diğerine kolaylıkla geçilebilmelidir. Dikey kontrol ise her birini ilerletmek için gerekli detaylı düşünme ve eylem adımlarıdır.

Yatay ve dikey eylem yönetiminin amacı aynıdır; bu amaç, şeyleri zihninizden çıkartmak ve onları halletmektir. Uygun eylem yönetimi, konular arasında derli toplu bir şekilde geçerek genel bir yaşam iş dengesi kurmaya katkıda bulunurken, uygun proje yönetimi ise bir konu üzerinde sağlıklı düşünme, karar verme ve eyleme geçmeyi sağlar.

Ana Sorun: Meşgul Eden Şeyleri Zihnin Dışına Çıkarmak

Asıl yapılması gereken, uğraşılması gereken şeylerin zihin dışında bir metod ile yakalanması ve organize edilmesidir. Bunun düzenli olarak yapılması, küçük konuların büyük meseleler haline gelmesini engeller. Ayrıca bunu sadece iş alanında değil; yaşamamızda bizim için önemli olan her alanda yapmalıyız.

Yarım konular, insanın akıl ve kısa dönemli hafızasında sürekli olarak yer kaplar ve onu rahatsız eder, önemli konulara odaklanılmasını engeller. Bunu engellemek için ilk yapılması gereken böyle bir konu ortaya çıktığında, hemen o konuyu, daha sonra düzenli ve kolay olarak ulaşabileceğimiz bir mecraya kaydetmektir; bu ilk adım dahi bizi rahatlatır.

İş akışı temelde beş adımdan oluşur; bu iş de olsa yaşam süreci de olsa böyledir. Bu beş adım yataydaki şeylere ilişkin olup, şunlardır:

Bu süreçler, verimli ve üretken bir çalışmanın zorunlu adımlarıdır; aslında bir çok kişi fark etmeksizin bunu yerine getirir; ancak fark ederek ve her adımı güçlü şekilde yerine getirerek ilerlemek çok daha faydalıdır.

Bir çok insan, bu sürecin ilk aşaması olan 1. yakalama aşamasında takılır; akıllarında olanları bir türlü akılları dışındaki uygun bir mecraya dökemezler. Yine bir çok kişi ikinci aşama olan 2. tanımlama bölümünde takılır; toplayıp yakaladıkları şeyleri bir türlü anlamlı bir bütün halinde değerlendiremez; bunlarla ne yapacaklarını bilemez; rastgele notlar her tarafa dağılmış durumdadır ve kişinin işlerini kolaylaştıracağına daha da aklını karıştırır. 3. Geri kalanlar, bu sonuçları nasıl organize edeceğini bilemez, bir şey yapacaklarını biliyorlardır ama neyi, nasıl yapacakları belli değildir, 4. bir kısım insanlar, her türlü derlenmiş bilgiye sahiptir ancak bunları bir türlü eyleme geçiremez ve 5. önceki dört seçenek düzgün çalışmamışsa, bir işe girişmek olan beşinci eylem malesef istenilen sonuçu üretmeyebilir, çünkü bu durumda ortaya çıkan sonuç, önceki aşamalardan geçilmediği için şans, tesadüf, umuda bağlı bir sonuç olacaktır.

Bu beş adımı, kişinin hayatına günlük olarak yerleştirmesi çok önemlidir; ancak asıl önemli olan hepsinin sürekli birlikte yapılmasına gerek olmadığıdır; doğrusu da kişinin ihtiyaçlarına göre belirli adımları ayrı ayrı yerine getirmektir. Bir gün veri toplar, bir gün bunları organize eder, bir gün üzerine düşünebilirsiniz.

Rahat bir kontrolün iki temel anahtarı vardır; bunlar 1. Net bir şekilde belirlenmiş sonuç ya da projeler ile bunları ilerleten net tanımlı bir sonraki eylem adımları, 2. Güvenilir bir sistem içerisinde yer alan ve düzenli olarak gözden geçirilen hatırlatıcılardır. Buna yatay dikkat adını veriyoruz.

Dikey Dikkatin Geliştirilmesi

İnsana genel olarak lazım olan yatay dikkattir. Bununla birlikte, belirli durumlarda, dikey dikkatin kuvvetli bir şekilde kullanılması gerekebilir. Dikey hareket tarzında uzmanlaşmak ve buradan çıkan sonuçları kişisel diğer alanlara taşımak önemli ikinci adımdır.

Doğal Planlama Modeli

İnsan, en iyi planlama aracına sahiptir; zihin. Bir düğün organizasyonu olsun, bir kitap yazmak olsun, yerine getirilecek hemen her iş ya da proje temel olarak şu beş aşamadan oluşur:

Bu aslında bir kağıt ve kalemle yapılabilecek çok basit bir şeydir; her ne kadar bir konu üzerinde detaylı ve toplu olarak düşünülmesini gerektiren büyük projeler söz konusu olabilse de genellikle kişinin, uygun bir zamanında, yalın bir şekilde vakit ve emek ayırarak yerine getirebileceği bir eylemdir. Bir yandan da bu ihtiyaç en çok kişiler için vardır, çünkü bir çok büyük proje vb. iş dünyasında bir şekilde ilerletiliyordur; tam ya da eksik, bize lazım olan bu metodun, yalın ve etkili bir şekilde, kişisel dünyamıza uyarlanmasıdır. İnsanlar zaten genellikle bu planlama işini doğal olarak yapar, tek başına bu bile üzerlerinden bir yük alır.

Bir akşam yemeği planı üzerinden örnek verelim. Öncelikle bu yemeğin amacını düşünürüz, bir iş görüşmesi mi yapacağız, arkadaşlarımızla samimi bir ortamda bir araya mı geleceğiz ya da birlikte olduğumuz kişi ile baş başa romantik bir yemek mi yiyeceğiz? Öncelikle amacımızı belirledik, niyetimiz, amacımızı belirler ve hemen ardından buna ilişkin ilkeler geldi. Bunlar da örneğin yemeğe ayıracağımız bütçe, seçeceğimiz mutfak türü, sigara içilen bir yer olup olmadığı vb. şeklindedir. Amaç ve ilkelerimiz, planlama sınırlarımızı belirler. Amaç ve ilkelerin belirlenmesinin ardından zihin, kendiliğinden, bu yemeğin nasıl geçeceği, muhtemel sonuçlarının neler olacağı konusunda sonuçlar üretmeye başlar. Bu, yukarıda belirtilen iki numaralı kavram olan, sonucun zihinde canlandırılmasıdır. Bu canlandırmanın ardından ise insanın aklına doğal bir şekilde, kaçta gidelim, hava nasıl olacak, yemekte ne giysem gibi diğer sorular gelir. Bu aşama ise yukarıda konu üzerinde düşünmek ve fikir üretimi olarak adlandırılan safhadır. Bu aşamada zihnimiz, varmak istediğimiz amaç ile mevcut durumumuz arasında bir boşluk olduğunu görmüş ve doğal bir şekilde bu boşluğu doldurmak için belirli bir hiyerarşi içerisinde olmaksızın düşünce üretmeye başlamıştır. Bu aşama, planlamanın, nasıl aşamasına cevap vermektedir. Bu soru ve düşüncelerin sayısı arttıkça bunları organize etmek gereği duyarız. Bu da genellikle konu - öncelik - meydana gelme sırasına göre değişir. Örneğin, yemeğe giderken ne giyeceğiz, davet edeceğimiz kişileri ne zaman arayacağız, restauranta taksi mi yoksa kendi aracımız ile mi gideceğiz gibi soruları ya konu ya öncelik ya da meydana gelme sırasına bağlı olarak düşünürüz. Son olarak, yemek fikrinde kararlı isek, bunu hayata geçirmek için gerekli sonraki eylemi düşünür ve buna karar veriririz; önce restaurant’ı mı yoksa arkadaşımızı mı arayacağız, ya da önce gitmek isteğimiz restaurant’a mı karar vereceğiz; hemen sonraki eylem nedir, bunu netleştiririz.

Örnekte görüldüğü üzere, konusu ne olursa olsun, bir sonucu elde etmeye yönelik doğal planlama süreci bu şekilde ilerler. Bir şeyi yapma isteği aklımıza gelir, sonucu gözümüzde canlandırırız, konuya ilişkin fikirler üretir ve bunları organize ederiz ve bu şeyi hayata geçirmek için bir sonraki fiziksel adımın ne olacağını belirleriz; bunların hepsini doğal bir şekilde ilerletiriz.

Yine de bu doğal planlama metodunun bir çok kişi tarafından düzenli ve detaylı olarak işletilmediğini bilmekte de fayda vardır. Beş aşamalı bu metodun, elimizdeki projelere bilinçli bir şekilde uygulanması bile, bir çok takılmış, bekleyen projenin derli toplu bir şekilde ilerletilmesini kolayca sağlayacaktır; kitapta ilerlemeden siz de mevcut bir projenizi ele alıp bu beş aşamalı yaklaşımı uygulayıp lütfen kendiniz deneyin.

Şimdi daha detaylı olarak bu beş aşamanın içeriğine bakalım.

1- Purpose - Amaç: Ulaşılmak istenen sonuç, varılmak istenen hedefe ilişkin amaç aşaması, aynı zamanda eldeki uğraş, iş, projenin anlamını da belirler. Bu yemeğe gitmeyi neden istiyoruz? Bu toplantıyı düzenlemek neden önemli? Bu kitabı yazmayı neden istiyoruz? Bir sonuca ulaşmaya yönelik anlam duygusunu ortaya koymakla son derece önemli olmakla birlikte, çoğu zaman, vakit ilerledikçe, o uğraş içerisinde amacın kaybolduğu, insanların neyi, neden yaptıklarının takibini bıraktığı, bu nedenle de kendilerini anlamsız bir koşturmaca içerisinde buldukları ve sonuçta o amaca ulaşılamadığı çokça görülür. Bu nedenle, ilk başta sorulan Bunu neden yapıyorum? Ulaşmak istediğim sonuç ne? sorularının sıkça ve belirli aralıklarla üzerinde düşünülüp gerçekten o hedefe, amaca ulaşmak için doğru adımların atılmadığı üzerine düşünmek son derece önemlidir.

Amaç sorusu bize ulaşmak istediğimiz başarıyı tanımlar, bu başarıya ulaşmak için vermemiz gereken doğru kararlar için kriterler belirler, bunun için bize gerekli kaynaklarımızı belirlememizi sağlar, amaca ulaşmak için bizi motive eder, odağımızı berraklaştırmamızı sağlar ve bu amaca ulaşmak için mümkün opsiyonlarımızı geniş tutmamızı, bunlar arasından gerektiğinde seçim yapma özgürlüğümüzü verir.

Başarı tanımı, o uğraşı yerine getirirken vardığımız ara duraklarda hangi noktada olduğumuzu, başarıya ulaşıp ulaşmadığımızı bize söyler, bizi gereksiz emek ve vakit harcamaktan kurtarır. O uğraşı yerine getirirken vermemiz gereken kararları daha sağlıklı, doğru ve amaca uygun olarak vermemizi sağlar. Bu kararları verirken elimizde bulunan sınırlı kaynakları, uğraşa yönelik olarak daha verimli bir şekilde tahsis etmemizi kolaylaştırır. Uğraşı gerçekleştirirken karşımıza zorluklar çıktığında motivasyonumuzun yüksek kalmasını sağlar. Aynı şekilde dikkatimiz dağıldığında ya da bu uğraşı neden yaptığımızı unuttuğumuzda dikkatimizi toparlayıp tekrar işe koyulmamızı sağlar ve son olarak uğraşı yerine getirirken her seferinde o sonuca ulaşmak için gerekli olan farklı tercihler arasında değişim yaparak yanlış olanları bırakıp doğru olanlara ilerlememize olanak sağlar.

Principles - İlkeler:

Benzer şekilde, ilkeler de bir projenin genel çercevesini belirlemek için son derece önemlidir. Amaç bizi ulaşağımız sonuç konusunda hazırlıklı tutarken, ilkeler de bu amaca doğru hareket ederken dikkate alacağımız değer ve standartlarımızı belirler. Ör. karnı acıkmış olan çocuğumuzu yemeğe götürecek isek fast food’dan kaçınıp onu sağlık bir restaurant’a götürmek buna örnektir; ya da kamuda takılmış bir projenin ilerlemesini sağlamak için bir takım kolaylaştırıcı adımları atıp atmayacağımız da bizim değer ve standartlarımız ile ilgilidir. Amaca doğru hareket ederken takip edeceğimiz ilkeleri belirlemek bizi aynı zamanda doğru olmayan, etik dışı yollara da sapmaktan çoğu zaman kurtarır.

Outcome Visioning - Sonucu Zihinde Canlandırmak: Bir işe başlarken ulaşmak istediğimiz amaç, hedefi ve buna ilerlerken takip edeceğimiz ilkeleri belirlemek doğrudur ancak ulaşmak istediğimiz sonucu somutlaştırıp berraklaştırmak da bunun bir sonraki olmazsa olmaz adımdır. Aksi takdirde bir durağa vardığımızda, gerçekten ulaşmak istediğimiz sonuca ulaşıp ulaşmadığımızı gözden kaçırabiliriz. İlk ilke olan purpose - hedef, amaç kriteri neden sorusunu cevaplarken, sonucu zihinde canlandırmak ne sorusunu cevaplar.

Odaklanmanın Gücü: Tüm araştırmalar zihnin, bir konu üzerinde yoğunlaştığı zaman çok daha verimli ve nitelikli sonuçlar ürettiğini göstermektedir. Özellikle ileriye doğru odaklanma ör. bir sporcunun çıkacağı müsabakayı zihninde canlandırması ya da bir iş insanının, katılacağı bir iş toplantısını hayal etmesi, zihni, sanki bu olaylara gerçekten katılıyormuş şeklinde düşündürmekte ve buna göre hazırlamaktadır. Bu konuda Amerikan Bilimsel Dergisi’nde yayınlanan 1957 tarihli bir çalışma, “The Reticular Activating System” ismini taşımakta, algıda seçicilik kavramını işlemekte ve insanların, yoğunlaştıkları konularda zihinlerinin sürekli çalışarak insana bu alanda farkındalık, sonuç, bilgi ürettiğini ortaya koymaktadır.

Sonuçları Berraklaştırmak: Yukarıdaki ilkenin bir temel sonucu olarak, kişi ancak detayları üzerinde zihninde yaptığını, gerçekleştirdiğini hayal ettiği şeyi, sanki gerçekten o sonuca ulaşmış gibi görebilmektedir. Daha önce yapılmış olan bir şey üzerinde düşünmek kolaydır, çünkü kişinin iyi kötü o konuda bir fikri vardır; ancak hiç yapılmamış bir amaca, hedefe ulaşılmak isteniyorsa, kişinin sık sık bunun üzerinde detaylı olarak zihinsel görüntüleme çalışması yapması gerekir. Bunun için de mutlaka “clear outcome - berrak hedef” belirlemek gerekir; berrak yani, ulaşılmak istenen sonuç ulaşılabilir şekilde yer, zaman ve nitelik olarak tanımlanmalıdır; önümüzdeki üç gün içerisinde bu makaleyi yazacağım, bir hafta içerisinde bu dilekçeyi yazmış olacağım, yarın bu ekip toplantısını 14.00’te yapacağım ve ekibin şu şu üyeleri bu toplantıya katılacak, onlarla şu şu konuları konuşacağım ve onlardan şu şu konularda sonuç üretmelerini isteyeceğim gibi. Eğer sonuçlar son derece net bir şekilde tanımlanmazsa bunlara ulaşmak çok güç olacağı gibi ulaşılıp ulaşılmadığını da anlamak, denetlemek mümkün olmayacaktır.

Brainstorming - Konu Üzerinde Düşünmek: Kişi, neyi, neden yapmak istediğini netleştirdikten sonra zihni, kendiliğinden nasıl sorusu üzerinde düşünmeye başlar. Bu genellikle doğal ve içsel bir süreçtir. Ancak bu süreci yazılı olarak ilerletmek ya da zihinde belirenleri bir mecraya kaydetmek bize ummadığımız olasılıkların kapısını açabilir.

Fikirleri Yakalamak: Geçmişten bugüne akla gelen fikirleri kağıda döküp bunları organize etmek ve üzerlerinde çalışmak için bir çok fikir ortaya çıkmıştır. Tony Buzan’ın ortaya attığı Beyin Haritaları bu metodlardan bir tanesidir. Kullanmaktan geri durmamak gerekir.

Distributed Cognition - Dağıtık Bilişim: Araştırmalar göstermiştir ki, bir konu üzerinde detaylı olarak düşünmenin, kalem - kağıt, beyin haritası, bilgisayar programı gibi dış araçlar kullanılarak bir mecra üzerinde yapıldığı zaman zihin, bu konuyu çok daha iyi işleyebilmekte, kişiye, ortaya konulan fikirler üzerinden yeni fikirler üretebilmekte ve yaratıcılığı daha da artırabilmektedir. Buna Distributed Cognition - Dağıtık Bilişim adı verilmektedir. Basit bir anlatımla bu, kişinin zihnine üşüşen düşünceleri, kendi tercih ettiği, kullanımı ve erişimi kolay bir mecraya, kaydedip, bunları düzenli şekilde gözden geçiriyor olmasıdır. Bu nedenle örneği, basit bir kağıt kalem kullanarak, yazarak çalışmak, konu üzerinde bir beyin haritası oluşturmak ya da bir toplantı sırasında beyaz tahta kullanmak çok iyi bir fikirdir; düşünce ve yaratma süreçleri mümkün mertebe, akla gelen fikir ve düşünceleri, bu tür mecralara kaydederek ilerletilmelidir.

Brainstorming Keys - Derin Düşünmenin Anahtarları: Bir konu üzerinde derinlemesine düşünerek fikir üretmenin temelde üç anahtarı vardır. Bunlar şu şekildedir:

i. Don’t judge, challenge, evaluate, or criticize: Asla yargılama, karşı çıkma, değerlendirme ya da eleştirmedir. Bir fikrin doğru olup olmadığı sonraki aşamadır; öncelikle konu üzerinde yeterince düşünce, değerlendirme üretilmelidir ki bunlar üzerinde gerekli konuşma, görüşme, analizler yapılabilsin. Bu nedenle bir konu hakkında derin düşünmeye başlarken ilk etapta kaçınılması gereken en önemli husus, bu fikirlerin ortaya çıkmasına engel olacak yaklaşımları geride tutmaktır. Elbette yargılama, eleştirme aşaması gelecektir ancak bunun sırası sonradır; öncelikle, ilk etapta, fikirler ortaya çekinilmeden, korkulmadan konulmalıdır. İlk kriter fikir havuzunu daraltmak değil genişletmektir.

ii. Go for Quantity, Not Quality: İlk başta niteliğin değil, niceliğin peşinden koşun. Bir fikrin iyi ya da kötü olduğunu baştan bilmenin imkanı yoktur. Halbuki bir konu üzerine ne kadar çok fikir, düşünce üretilirse bunlar arasından doğruyu, nitelikli olanı seçmenin daha kolay olduğu görülür. Dolayısıyla fikir üretimi aşamasında öncelik, iyi ya da kötü olduğuna bakmaksızın, çok sayıda fikir üretmektir.

iii. Put Analysis and Organization in the Background: Bir konu üzerinde fikir, düşünce geliştirme seansı işletilirken mümkünse, o fikirle bağlantılı diğer fikirlerin analizi ya da kapsamlı organizasyonel şematik düşünceler geri plana atılmalıdır. Bu, sonranın işidir. İlk etapta yapılması gereken o konu üzerinde yalın bir şekilde yaratıcı fikirleri, düşünceleri arka arkaya ortaya koymaktır. Bu fikirlerin analiz ve diğer fikirler ile olan ilişkisi sonranın işidir.

Organize Etmek: Bu aşama, yukarıda belirtilen şekilde, dışsal düşüncenin bir sonraki doğal aşamasıdır. Bir proje ya da konu üzerinde zihne doluşan tüm düşünceler kağıt, bilgisayar ekranı, büyük beyaz tahta gibi bir mecraya döküldüğü zaman, zihin bunlar üzerinde daha sağlıklı, kapsamlı ve yaratıcı şekilde çalışmaya başlar; aslında bu aşamada yaratıcılık şekil değiştirmiş olur. Kişinin gerek gant chart, gerek Notion gerek MS Project ya da basit bir akıl defteri kullanarak proje adımlarını öncelik, zaman, ekip, tarih, süre gibi alt adımlara bölerek organize ettiği aşama bu aşamadır. Bu aşama, derli toplu çalışıldığı ölçüde kişinin önündeki olanak ve tercihleri de artırır.

Organize Etmenin Temelleri: Bir projeyi organize etmenin temelleri genel olarak şu şekildedir:

Identify the significant pieces - Önemli birimleri tanımla Sort by (one or more): - Bunları aşağıdaki kriterlere göre sırala components - bileşenler sequences - işlem sıraları priorities - öncelikler Detail to the required degree - gereken kadar detaylandır

Sonraki Eylemler: Bir proje planlamasının hemen her zaman en son adımı, bu projeyi ilerletmek için bir sonraki fiziksel adımın ne olacağı sorusunu net bir şekilde ortaya koyabilmektir. Soru: Bir sonra atmamız gereken adım nedir? sorusu olmalıdır. Kişinin gerçekten yaşama geçirmeyi istediği projelerini net bir şekilde belirleyerek bunları yaşama geçirmek için bir sonraki adımları kararlaştırması, aslında, tüm organizasyon sürecinin %90’ını oluşturur. Kişi, bu temel iki soruya verdiği cevapla aslında bütün niyeti ve önceliklerini de ister istemez samimi bir şekilde ortaya koymaktadır. Bir sonraki adım nedir sorusunun cevabı net bir şekilde ortaya konulamıyorsa, bu aynı zamanda, yukarıda belirtilen proje adımlarının sağlıklı bir şekilde atılmadığının da göstergesidir. Bu durumda, tekrar bir önceki aşamaya geri dönmek en doğru seçimdir.

Temeller:

Bir projeyi ilerletmek için, eğer bir bileşenin tamamlanmasından bağımsız olarak, tüm aşamaları yönünden, projeyi ilerletmek adına atılması gereken tüm adımlar net bir şekilde belirlenmişse, bu artık, projenin planlanması aşamasının makul bir şekilde tamamlandığı anlamına gelir. Proje, birden çok bileşenden oluşuyorsa, her bir bileşen için, “Bu adımla ilgili olarak başka birisinin de yapması gereker bir şey ya da yapabileceği bir katkı var mı?” sorusu da sorulmalı ve bir sonraki eylem, gerekiyorsa, optimize edilmelidir.

Eğer kişi yine de projeyi ilerletmek için yeteri derecede planlama yapmadığı düşüncesinde ise, proje üzerinde yukarıda belirtilen şekilde brainstorming - düşünce üretmeye devam etmeli ve bundan çıkacak olan sonuçları mutlaka, atılması gereken bir sonraki eylem adımı olarak proje içerisinde belirlemelidir. Durum ne olursa olsun, bir projenin ilerletilmesi için gereken bir sonraki adımın, eylemin, fiilin ne olduğunun belirlenerek kayıt altına alınması, kişinin sakin bir şekilde projenin kontrolünün elinde olduğunu hissetmesi için sahip olunması gereken en önemli alışkanlıktır.

Eğer projenin ilerletilmesi için atılması gereken adım, meydana getirilmesi gereken sonuç, kişinin kendisinden değil de bir başkasından bekleniyorsa, bu takdirde, kimden ne beklendiği de net bir şekilde belirlenmeli ve kayıt altına alınmalıdır. Bir grup planlaması söz konusu ise grubun her üyesinin, her aşamanın bir sonraki adımını bilmesi zorunlu değildir; bunu grup lider(ler)inin bilmesi ve her bir üyenin kendisine düşen sorumluluğu bilmesi yeterlidir.

Bir projenin ilerletilmesi için sonraki adımın belirlenmesi, organizasyonel berraklık sağlar ve hayaller ile gerçeklerin birbirinden ayrılmasını sağlar; ayakların yere basmasına yardımcı olur, beklentileri gerçekçi kılar; zorlukların aşılması için daha önce düşünülmemiş fikirlerin de orta yere çıkmasını sağlar.

Kişinin Ne Kadar Planlamaya İhtiyacı Vardır: Bunun ezbere bir cevabı olmamakla birlikte, iyi bir kıstas, o projeyi aklınızdan çıkartacak kadar kendinizi rahat hissettiğinizdedir. Bir konu insanın aklında yer ettiği müddetçe, kural olarak, halen eksik bir yanı olduğu ve üzerinde yeterince düşünülerek yukarıdaki şekilde bir mecraya dökülmemiş olduğu söylenebilir. Bunun genel bir nedeni ise sonuç ve atılacak adımların tam olarak tanımlanmaması veya bunlara ilişkin hatırlatıcıların uygun bir mecraya kaydedilmemiş olmasıdır.

Genel olarak bakıldığında kişinin gün içerisinde karşısına çıkan yapılacak işlerin, projelerin aslında %80’i basit bir şekilde sonucu düşünmek ve bunun için bir sonraki eyleme karar vermekle hallolur; bunların çoğunda ayrıca bir dış mecrayı kullanma gereği bile duymayız; ör. evde yenilecek balık için dışarıdaki bir balıkçıyı arayıp eve balık sipariş etmek böyledir. Geri kalanın %15’i bundan biraz daha kompleks işler içindir; örneğin kişi evleniyorsa düğün organizasyonu ya da uzun bir tatile gidiliyorsa buna ilişkin planlama gibi; bu tür daha kompleks projeler de genellikle bir kağıt kalem ile kolaylıkla halledilebilecek planlardır. Son olarak geri kalan %5’lik bir proje kapsamı vardır ki, örneğin kişinin yazacağı yüksek lisans tezi ya da baştan sona bir dil ya da müzik aleti öğrenmek ya da kişi, örneği, koşuyorsa, bir yarışa hazırlanmak gibi, o zaman oturup, yukarıda belirtilen beş aşamayı kullanarak kapsamlı bir planlama yapmak en doğru yaklaşım olacaktır.

Daha Fazla Berraklığa Mı İhtiyacınız Var? Eğer ihtiyaç duyulan daha fazla berraklık ise o zaman biraz durup o proje üzerinde biraz daha düşünce üretmekte fayda vardır. Bu projeye başta neden ihtiyaç duyduk, hangi sonucu elde etmeyi umuyoruz, buna nasıl ulaşacağız, buna ulaşmak için gerekli yollar, zaman, kişiler kimdir, nedir vb. İnsanlar çoğu zaman sürekli eylem içerisinde bulunmaktan bir süre sonra anlamı ve hedefi kaybeder; bunun için yapılması gereken durup, daha geniş bir ölçekten proje üzerinde düşünmektir.

Daha Fazla Eyleme Mi İhtiyacınız Var? Belki de ihtiyacınız olan bir şekilde eyleme geçmek ve artık istenen sonuçları üretmektir ancak bunlar bir nedenle olmamaktadır. Burada tekrar planlama adımlarının üstünden düşünmekte fayda vardır. İlk soru, istenen sonucun ne olduğu olmalıdır. Eğer istenen sonucun ne olduğunu net bir şekilde ortaya koyabilirsek ancak işler yine de sıkışmışsa, o zaman “nasıl” sorusu üzerinde durmakta fayda vardır. Nasıl sorusunun cevabı ise sakin bir zihin ile bu konuda brainstorming - fikir üretmek olabilir. Bu aşama da fikir üretemediyse, o zaman, tekrar organizasyon konusunda düşünmekte fayda vardır. Yine de işler yürümüyorsa o zaman, bir sonraki atılacak adım ne ve bunu kim yapacak sorusunun cevabı da son derece iş görecektir.

Bu bölümün konusu, ilk bölümde teorik çerçevesini oluşturduğumuz konuyu hayata geçirmek için pratik yöntemler üzerinde yoğunlaşmaktır.

Yaşama Geçirmek - Hepsi Ya da Bir Kısmı - Numaralar: Bu kitapta anlatılanların tümünü kişinin yaşamına geçirmesi zahmetli, karmaşık, vakit alıcı olabilir. Bu noktada hep ya da hiç şeklinde bir yaklaşım benimsenmemeli, aksine, kişinin faydalı bulduğu fikirleri yaşama geçirmesinin, başlı başına son derece önemli olduğu, bu nedenle ne alınabilir ve yaşama geçirilebilirse kardır yaklaşımı benimsenmelidir. Bu nedenle, bu fikirleri hayata geçirirken, gerektiği noktada kitabın içerisinde ileri geri gidip ilgili bölümleri tekrar okumak da son derece normal ve hatta faydalıdır.

Önemli taktiklerden bir tanesi, akıllıca verdiğimiz kararları daha az akıllı olduğumuz zamanlarda kendiliğinden uygulamaya yönelik adımlar atmak, buna yönelik alışkanlıklar geliştirmektir; örneğin ertesi sabah işe götürülecek bir çantayı kapıya koymak ya da spor giysilerini elimizin altında bulundurmak gibi. Benzeri bir örnek, düzenli aralıklarla takvimi açıp önümüzdeki örneğin iki haftayı gözden geçirip yapılması gereken bir şey gördüğümüzde, onunla ilgili kararı yukarıda anlatıldığı gibi vermektir. Ya da benzer şekilde yerine getirmemiz gereken projeler üzerinde düzenli aralıklarla düşünmek, daha sonradan bunlarla aniden karşılaşmak ya da yapılacakları unutmak dışında bize derli toplu bir şekilde bu projeyi ilerletmek için gerekli adımları atmayı sağlar. Ve bunları yapmak herhangi bir bilgisayar yazılımı ya da komplike bir sistem de gerektirmez, çoğu için bir kalem kağıt yeterlidir.

Bu bölümde anlatılan metodu uygulamak için en doğru olan, bölünmeyecek şekilde üst üste iki tam günü bu işe ayırmaktır; bunun için de en uygun zaman ya bir haftasonu ya da başka bir tatil zamanıdır. Kısım kısım ilerlemek de mümkündür ancak başlangıçta kişinin, yaşamındaki tüm açık uçlu şeyleri tespit edip bunlar ile ilgili olarak ne yapacağına karar vermesi vakit alır ancak sonunda buna değer.

Metodu uygulamak için gerekli ikinci adım uygun bir fiziksel yer yaratmaktır; bunun neresi olduğu önemli değildir, önemli olan, elinizde bir kağıt kalem ve ihtiyaç duyduğunuz araçlar ile rahatsız edilmeden çalışabileceğiniz fiziksel bir mekan olmasıdır; bu odanızın ya da işyerinizin bir bölümü olabilir.

Ayrıca, mümkünse, işyerindeki çalışma ortamınızın benzerini de mutlaka evinizde kurmaya gayret edin; bu şekilde çalışmaya kesintisiz olarak devam ediyor olmak size büyük fayda katacaktır.

Diğer yandan çok seyahat eden bir kişiyseniz, yanınızda taşıyıp fırsat buldukça kullanacağınız mobil telefon, dizüstü bilgisayar gibi imkanlar size daha da fayda sağlayacaktır. Ancak bunu yaparken bu cihazlara bu sistemi & metodu çalıştırmak için gerekli uygulamaları kurmayı ve mümkünse bu cihazları sadece bu amaçlar için kullanıp gereksiz zaman ve emek harcamamaya da dikkat etmekte fayda vardır.

Mümkünse bu fiziksel mekanınızı başkasıyla paylaşmamaya da dikkat edin. Örneğin evde eşiniz ile ayrı çalışma mekanlarınız ve araçlarınız olsun. Burada ana fikir uygun olduğunuz zaman son derece kolay bir şekilde çalışmanın başına geçip elinizin altındaki araç gereç ve dosyalar ile vakit ve emek kaybetmeksizin bir önce kaldığınız yerden çalışmaya ve sonuç üretmeye devam ediyor olmanızdır.

Başlangıçta araç gereç olarak kalem, kağıt, dosya, zımba, ataç vb. kullanmak yeterlidir. Bir önemli ipucu, proje bazında aklımızdaki yapılacakları kağıda dökerken alt alt liste halinde değil, her birini ayrı bir kağıda başlık olarak yazıp bunu sonraki adımlarını ve tarihlerini vb. o kağıt üzerinde, alt alta yazarak ilerletmektir. Böylece her bir projeyi ayrı ayrı ve bağımsız olarak ilerletiyor oluruz. Bunun için boş A4 kağıtları son derece uygundur.

Kağıt kalemle çalışırken fiziksel olarak etiketler kullanmak son derece yararlıdır; bu nedenle elimizin altında hazır bulundurmakta fayda vardır; üzerinde çalıştığımız belgeler üzerinde, özellikle kenara ayırırken, ileride bulmamız için kolay olacak şekilde, bol bol etiket kullanmakta fayda vardır.

Benzer şekilde bir arada durmasında fayda olan belgeler için de yeterince dosya ve klasör kullanmak da faydalıdır.

Elinizin altında bir takvim bulundurmak son derece önemlidir, ancak daha önce belirttiğimiz üzere, takvimi, yapılacak işler listesi olarak değil, üzerinde önceden düşünüp karar verdiğimiz sonraki adımların yerine getirme tarihlerini kaydetmek için kullanıyor olacağız.

Tüm bu çalışmaları yaparken elimizin altında bir çöp kutusu bulundurmakta fayda vardır.

Bir sonraki aşama ise bu sistemi işletmek için bir akıllı deftere ya da benzeri bir bilgisayar programına ihtiyacınız olup olmadığıdır. Burada standart bir ölçüt yoktur, hangi şekilde çalışmak size kolay geliyorsa öyle devam etmek en doğrusudur. GTD metodunu uygulamak için kağıt kalem listeler ve dosyalarla ilerleyebileceğiniz gibi bunun için özel olarak geliştirilmiş yazılımları da kullanabilirsiniz önemli olan istenen sonucu üretmektir. Önemli bir ipucu da şudur, kullandığınız araçları ne kadar seviyorsanız bu araçlarla o kadar verimli ve üretken çalışırsınız.

Ancak bunu yaparken kullanılan araçları gözde büyütmemeli ve önemli olanın bizim için araçlar değil, GTD metodu olduğunu unutmamalıyız. Kullandığımız araçlar sadece GTD metodunu efektif bir şekilde çalıştırmak içindir; bu metod için de günün sonunda önemli olan, listeleri yönetme sanatıdır; listeleri nasıl oluşturup, işletir, gözden geçirir ve kolay işleyebilirsek bunun aracının ne olduğu önemli değildir.

Gerek fiziksel olsun gerekse dijital, iyi bir dosyalama sistemi yaratmak önemlidir. Bir iş akışını yaratmaya başlamadan önce yakalayıp, arşivlediğimiz ve üzerinde çalıştığımız şeylerin, bir sistem içerisinde dosyalanması, düzensiz bir şekilde etrafımızda uçuşmaması ve yakalandıktan sonra kendilerine ait olan yere kaldırmaları gerekir. İyi bir dosyalama sistemi, akışı otomatik hâle getirir.

Önemli bir tavsiye, dijital ve fiziksel bir dosyalama sistemini birlikte kullanmak; bir kaydı tutarken, onu ararken, üzerinde oynama yaparken ya da arşivlerken hangisi kolayımıza geliyorsa o yoldan ilerlemektir. Çünkü bu sistemin bizi sıkmadan eğlenceli, hızlı ve kolay bir şekilde çalışıyor olması gerekir ki bunu döndürmenin kendisi bizim bakımımızdan zahmetli hale gelip de sistemi işlemez kılmasın.

Bu dosyalama sisteminin iyi tasarlanmış olduğunun bir göstergesi, basit bir kitap notu da işlense karmaşık bir projenin bir parçası da, yapılan işlemin içten gelerek hızlı, kolay ve keyifli bir şekilde yapılıyor olmasıdır. Bunu sağlamak için özellikle yalın ve hızlı tutmak için nasıl yapmak kolayınıza geliyorsa öyle ilerleyin. Şu öneriler işinize yarayabilir:

Genel Amaçlı Kullandığınız Notlarınız Hemen Elinizin Altında Bulunsun: Çevredeki restaurantların toplu telefonları, o hafta nöbetçi eczaneler, çocuğunuzun haftalık okul giriş çıkış saatleri gibi genel nitelikteki önemli bilgiler, illa ki bir dosyada değil, bir arada, topluca, hemen elinizin altındaki bir iki çekmecede vb. bulunsun. Böylelikle bunları bulup kullanıp yerine kaldırmak için gereksiz zaman, enerji harcamak zorunda kalmazsınız; ve sonra işi bitince kaldırıp atın; aksi takdirde gereksiz yere birikir ve faydadan çok zarar getirmeye başlar.

A - Z Arasında İlerleyen Bir Tek İndeks Dosyası Kullanın: İşlemeye başladığımız veriler dosya sistemi içerisinde sayı olarak arttıkça bunlara erişmek de daha zor olmaya başlar. Bu noktada işlerin kontrolden çıkmasının bir yolu olarak, tek bir alfabetik indeks kullanın ve bunun da fazla bir alt başlığı olmasın. Ör. B. Bahçecilik - Ağaçlar, B. Bahçecilik - Saksılar gibi. Aradığınız bir şeyin nerede olduğunu kolayca alfabetik endekse bakarak bulabilmelisiniz.

Bilgisayarların bu konuda bize kolaylık sağladığı, içerikleri farklı başlıklarla, farklı etiketlerle işaretlemeye izin verip sonradan bunlar içerisinde arama yapabildiği doğrudur; bununla birlikte karmaşık bir sistem bir süre sonra hem idare etmesi zor hem de aradığını bulması zor bir hale gelmektedir. Bu nedenle, dosyalama ve içerik sistemi için bir yazılım kullanılıyor da olsa bunu yine son derece yalın tutmakta büyük fayda vardır.

Özellikle dijital ortamda dijital araçları kullanarak çalışmaya alışmış kullanıcılar için en büyük tehlike, yakalamanın son derece kolay olup sıklıkla kullanılması; buna karşılık durmaksızın biriken dijital içeriğin bir süre sonra kişinin altından kalkmakta zorlandığı, daha da önemlisi pasif bir halde durarak, kişinin aktif bir şekilde bunları kullanmaksızın yaşamına devam ettiği durumdur. Kişinin aslında daha ilk başta bu şeyleri, başka bir şeyi üretmek için kullandığını düşündüğümüzde, pasif şekilde biriken içeriklerin kişiye bir fayda sağlamayacağı da açıktır. Dolayısıyla dijital olarak yakalanan içeriklerin dahi akıllıca işlenmesinde büyük fayda vardır.

Bu konuda son olarak, eğer belirli bir alanda yakalanıp biriktirilen içerik adet ve hacim olarak çoğalmadığı sürece bunu genel indeks içerisinde bulundurmakla yetinmek ve ancak büyüklüğü belli bir ölçünün üzerine çıkığı ölçüde bunlar için ayrıca bir alt başlık oluşturmakta fayda vardır.

Yeni Bir Dosya - Klasör Oluşturmayı Kolay Hale Getirin: Yakalanacak yeni bilginin farklı olması durumunda yeni bir dosya - klasörün altına girecek olması dolayısıyla, bunu kolaylaştırmak için elinizin altında ya fiziksel olarak dosyalar bulunsun ya da bilgisayarda kolaylıkla bunu yapabilir olun.

Yeterince Yeriniz Olduğundan Emin Olun: Dosyalarla çalışmanın doğru bir yolu, hiç bir zaman içlerini ağzına kadar doldurmamak ve mutlaka elimize alıp içerisinde arama yaptığımızda bize kolay bir çalışma imkanı sunmasıdır. Ağzına kadar dolu dosya ve klasörler, psikolojik olarak bizi, onlar içerisinde çalışmaktan iter; bunun için ara ara bu klasörleri gözden geçirip gereksiz olan içerikleri atmakta, eğer içerikleri doluyorsa hemen yeni bir klasör alarak rahat bir şekilde çalışmaya devam etmekte fayda vardır. Bunun için özel bir zaman ayırmaya da gerek yoktur; haftada bir on onbeş dakika, gerek fiziksel gerek bilgisayardaki dosyaları şöyle bir gözden geçirip ne olup bittiğine bakmak yeterli olacaktır.

Dosya ve İçeriklerinizi Mümkün Olduğunca Etiketleyin: İçerik yakalayıp biriktirdikçe, bu fiziksel de olabilir dijital de, ileride ona ihtiyaç duyduğunuzda içeriğinde ne olduğunu kolaylıkla anlayabilmeniz için, dosya veya klasörleri, içerikleri hemen ve etkili bir şekilde etiketleyip içeriğini tanımlanabilir hale getirin. Önemli kabul edip etiketlemeden bir köşeye attığınız içerikler düzenli bir şekilde dosyalanmış kabul edilmez; onlar sadece bir köşeye gelişigüzel bırakılmıştır, aslında bir işe yaraması da zordur.

Yılda En Az Bir Kez Gereksiz Dosyaları Silin: Evi düzenli olarak temizlemek gibi, yılda en az bir kez bile olsa aslında daha fazla ama en azından düzenli aralıklarla yakalayıp biriktirdiğimiz içeriklerin üzerinden geçmek unuttuklarımız için bir sonraki eylem adımını belirlemek, gereksiz olduğunu gördüklerimizi silip atmak, hata ve yanlışlık olduğunu gördüklerimizi tekrar ele almak son derece önemlidir. Bunu yapmazsak içeriklerin, dosyaların, klasörlerin ne kadar kısa süre içerisinde kontrolümüzden çıktığını fark edemeyiz bile.

Özellikle referans ve destek malzemeleri birike birike öyle bir yer kaplar ki bunlar ile derli toplu bir şekilde baş etmezsek sadece bunları kullanamamakla kalmayız diğer yandan diğer lazım olan şeylere erişimimizi de zihnen ve fiziksel olarak engellerler. Bu gibi materyal genelikle stratejik ve acil olarak elimizin altında bulunması zorunlu olmayan materyal niteliğinde olduğundan, bunları gerek fiziksel gerekse dijital olarak düzenli bir şekilde dosyalayıp gözümüzün önünden uzakta ve içlerinden bir şeye ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilecek şekilde bulundurmakta fayda vardır. Böylece hem sürekli gözümüzün önünde durarak zihnimizi bulandırmazlar hem de diğer önemli içeriklerin önüne geçmezler.

Bütün bunları yapıp yer ve zamanı ayarladıktan sonra metodu uygulamaya başlamadan önce son bir kez bu süre boyunca yapmanız gereken bir şey olmadığından emin olun ki bir kez uygulamaya başladıktan sonra kesintisiz bir şekilde başladığınız işi tamamlayabilin.

Bu bölümün amacı, şeyleri yakalamanın detaylarını belirlemektir. Yukarıda da belirtildiği üzere, vakit ayırıp, şeylerin tamamını yakalamak, bu işin ilk adımıdır. Bu nedenle fırsat oldukça yakalayıp kayıt altına alma meselesine mutlaka vakit ayırmak gerekir. İnsanın, yaşamındaki bütün “şey”leri kayıt altına alması “su gibi bir zihne” sahip olmanın ilk adımıdır.

Tecrübeler, bir insanın, yaşamındaki tüm fiziksel mekanlar, dolaplar, aklındaki hususlar vb. üzerinden giderek bunları kayıt altına alma sürecinin bir ile altı saat arasında bir zaman aldığını göstermektedir. Eğer, bu aşamada, yaşamınızda olan tüm şeyleri kayıt altına almazsanız, aklınızın bir köşesi, küçük bile olsa, geride kalan o parçalara gidecek ve zihninizin tam bir berraklığa kavuşması mümkün olmayacaktır. Bu nedenle, bu en önemli aşamada, hiç üşenmeden, yaşamınızdaki “şey”leri bir kez ve tam olarak kayıt altına almanız çok önemlidir; ileredeki kayıt ve değişiklikler bu ilk kayıtlar üzerinden ilerleyeceği için bu kadar fazla vakit almayacaktır.

Yine de şunu unutmayın, ne kadar uğraşırsanız uğraşın, hiç bir zaman yaşamınızın %100’ünün düzenli bir şekilde kayıt altında olması hiç bir zaman mümkün olmayacaktır; ancak önemli olan bu değil, asıl önemli olan bir kez sizin için önemli olan şeyleri olabildiğince kayıt altına alıp bu kayıtları düzenli aralıklarla gözden geçiriyor olmanızdır.

Burada bir önemli nokta da, “şey”lerinizin ne olduğunu berraklaştırmaya çalışmadan önce bunları toplamayı tamamlamış olmaktır. Böylece 1. kişi, ne kadar yoğun bir bilgi ile baş ettiğini bilebilir, 2. buna göre yaptığı işin ne kadarını tamamladığını kolaylıkla görebilir, 3. sonraki adımlar olan berraklaştırma ve organize etme safhasına geçilince, bu safhanın ortasında kişinin karşısına çıkan toplanmamış “şey”leri toplamak için tekrar geriye dönülüp zaman ve emek sarf etmeye gerek kalmaz. Bu nedenle sabırlı olup bu aşamayı tamamlamak önemlidir.

Toplama aşamasındaki ilk adım, fiziksel olarak bir yeri incelemeye başlamak ve oraya daimi olarak ait olmayan şeyleri bir araya getirmektir. Örneğin, şeyleri şu dört kategori altında derleyebiliriz; bu kategori altında yer alan nesnelere herhangi bir eylem tanımlamaksızın yerinde bırakmamız doğru olur.

Kaynaklar: Düzenli olarak kullandığınız şeylerdir. Ör. kırtasiye malzemeleri ve kağıt, defter vb.

Başvuru malzemeleri: Bilgi edinmek için düzenli olarak başvurduğunuz şeylerdir. Ör. yemek broşürleri, takvim, iş kartları, telefon defteriniz vb.

Dekorasyon malzemeleri: Çerçeveli fotoğraflar, çiçek saksıları, benzer nitelikli dekoratif objeler.

Araç - Gereç: Bilgisayar, lamba, telefon gibi kullandığınız demirbaşlar.

Bu dört başlık altında yer almayan herşeyi, sepetinize atmaya başlayın. Bu şeyler, kütüphanenizde yer alan kullanılmayan eşyalar olduğu gibi, bilgisayarınızda olan ve çoktan silinmesi gereken kimi eski kayıtları da içerir.

Bu sürece başladığınızda, sığdırmaya çalışacak çok şeyinizin olması, elinizdekileri yakalamayı bırakmaktan vazgeçmeniz, zaten bir kısım şeylerinizi kısmen de olsa kategorize etmiş olmanız ya da karşılaşıp da yerine getirmeyi unutmuş olduğunuz şeylerle karşılaşarak sürecinizin sekmeye uğraması mümkündür.

Eğer yakalama safhasında fiziksel olarak büyük nesnelerle karşılaşırsanız, bu aşamada üzerlerine bir etiket ve tarih koyup, bunun notunu defterinize almanız en sağlıklı şeydir.

Yakalama sırasında, atmanızın doğru olduğuna hemen karar verdiğiniz nesneler karşınıza çıkarsa durmayın ve bunları hemen atın; ancak bir nesneyi ne yapacağınız konusunda karar vermek uzun sürüyorsa, sakın buna şu anda takılmayın ve berraklaştırma aşamasını bir sonraya bırakın; yakaladığımız şeylerle ne yapacağımızın kararını vermek, bunları yakalamak dışında farklı bir zihni aktivite gerektirdiği için şu anda bunlar üzerinde düşünmek, yakalama eylemimize ket vuracaktır.

Şu anda yaptığımız şey, yakaladığımız şeyleri en kısa zamanda belirlemek ve kayıt altına almaktır; bunlara ne yapacağımız daha sonranın işidir.

Bu aşamada, malesef, bir çok kişi, şeyleri yakalamaya başladıktan sonra, yakalama işini bitirmeye fırsat bulamadan, bunlar hakkında karar verip, organize etme tuzağına düşerler. Malesef bu metod, karar verme ve organizasyon süreçlerinin genellikle uzun sürmesi nedeniyle, yakalama aşamasının hiç bir zaman sağlıklı bir şekilde sona erdirilememesine yol açar. Bundan kaçınmaya dikkat etmekte fayda vardır.

Elinizin altında bir şekilde hazırlamış olduğunuz bir liste olsa da, bu listeye dayanmamak ve yakalamaya baştan başlamak daha sağlıklı olacaktır.

Son olarak kişinin karşısına çıkan şey ise yakalama sürecini başlattıktan sonra karşısına çıkan kimi şeylerin, özellikle zamana bağlı olup da süresinin geçtiği anlaşılmışsa, bunlar karşısında ne yapılması gerektiğidir. Yapılması gereken, o şeyin o anda yapılmasında, yakalama sürecinin bölünmesinden daha büyük bir fayda olup olmadığını kişinin kendisine sormasıdır. Eğer bu şey, yakalama sürecinden sonraya kadar bekleyebilecekse bunu sonraya bırakmak; bekleyemeyecek kadar önemli ve acilse hemen o anda yapıp tamamlamak en doğrusudur. Bu tür bir şeyler için, ayrı bir “acil & önemli” başlığı oluşturmak ve o anda yapılmayacak ama kısa zamanda yapılması gereken şeyleri buraya kaydetmekte fayda vardır.

Önce masaüstünüzle başlayın. Bir çok kişi çalışma masalarının üstünü, kendileri için önemli olan şeyleri bulundurmak için kullanır; bu şeyler zamanla birikir ve yönetilemez hale gelir; kişi de bunların içerisinde ne olduğunu unutur. Bu nedenle masaüzerinde yer alan tüm belge, not, kartvizit, kağıtları tek tek elden geçirin; hepsini bir yerde toplayın; tek başına bunları bir yerde toplayıp masanızın üzerini boşaltmış olmanız bile sizi rahatlatacaktır. Bunu yaparken, masanızın üzerinde bulunan ama hakkında başka fikriniz olan bilgisayar, telefon, dekoratif objeler varsa, bunlara ilişkin notlarınızı da yazın.

Bir sonraki adım çekmecelerdir. Çekmecelerinizi tek tek ortaya döküp içindekileri inceleyin; oraya ait olmayan ya da bir eyleme bağlanması gereken şeyler var mı? O andaki zamanınızın uygunluk durumuna göre ya bunları, daha sonra ne yapılacağına karar vermek üzere, masaüstü eşyalarınızın derlediğiniz yere koyun ya da vaktiniz varsa veya acilse, bunlara bağlanmış bir eylem varsa, bu eylemi hemen yerine ya da bu eşya ile ne yapacağınızı bloknotunuza kaydedin.

Tezgah üstleri sonraki adımdır. Teker teker tezgah üstlerinde bulunan eşyaların üzerinden geçin; çoğunlukla unutulmuş faturalar, postalar, belgeler, kitaplar, eşyalar göreceksiniz. Bunlardan hemen yerine koyabileceklerinizi yerine koyun; içlerinde bir eyleme bağlı nesneler varsa bunları ya listenize yapılacak iş olarak not edin, ya da acilse o anda yerine getirin. Bu şeyler ile ne yapacağınıza karar vermekte zorlanıyorsanız, biraz önce derlemeye başladığınız eşyaların yanına koyun; bunlarla ilgili olarak ne yapacağımıza daha sonra karar vereceğiz.

Dolap içlerini inceleyerek devam ediyoruz. Genellikle dolap içlerinde ne olduğu unutulur. Bu nedenle arada bir içlerini inceleyerek, içlerinde bulunan şeylere halen ihtiyacımız olup olmadığını belirlemek önemlidir. Bu aşamada da eşyaları incelemeye başlayın ve atılması gerekenler varsa atın; ne yapacağınızı bilemediğiniz eşyaları da derlediğiniz diğer eşyaların yanına çıkartın; benzer şekilde bu eşyalara bağlı bir eylem bulunuyorsa, ya aciliyet ve önem durumuna göre o anda yapın ve aradan çıkarın ya da sonra yapmak için acil / önemli işler listenize kaydedin.

Yüzeyler, duvarlar ve raflar da sonraki doğal aşamadır. Bu yüzeylerin üzerinden teker teker geçerek oraya ait olmayan nesneleri bulun; diğerlerini inceleyin; sizin için daha fazla önemi olmayan ya da gereksiz olanları hemen ya yerine kaldırın ya da atın; benzer şekilde bu eşyalara bağlı bir eylem bulunuyorsa, ya aciliyet ve önem durumuna göre o anda yapın ve aradan çıkarın ya da sonra yapmak için acil / önemli işler listenize kaydedin.

Ekipman, mobilya ve sabit eşyalar da bu aşamada son bölümdür. Uzun zamandır aklımızda olan ancak sürekli ertelediğimiz fikirler bu aşamada kayıt altına alınmalıdır. Örneğin bir bilgisayarın hafızasının artırılması, bir mobilyanın tamire gönderilmesi, bir aydınlatmanın lambasının değiştirilmesi gerekiyordur; bunlara ilişkin hemen yapılabilecek olanlar sınırlıdır; bu nedenle, yapılması gerekenleri, yukarıda tutmaya başladığımız listenin devamına yazmakta fayda vardır.

Diğer Yerler: Burada bir işyerini temel alarak temel bir yakalama sırasının üzerinden geçtik; ancak zihninizin tamamen berrak hale gelmesini istiyorsanız, bu yaptıklarımızı, yaşamınızı geçirdiğiniz, şeylerinizi bulundurduğunuz ev, yazlık, tekne ya da diğer mekanlarda da benzer bir sistematik içerisinde yerine getirmekte zorunluluk vardır; aksi halde hiç bir zaman tam bir berraklığa kavuşamazsınız. Burada, “o yer önemli değil” tuzağına düşmemek ve mutlaka elden geçirmek son derece önemlidir.

Ancak dikkat edilmesi gereken en önemli husus, bu metodun, kesinlikle şeylerin atılmasına yönelik bir minimalizm yaklaşımı olmadığıdır. Kişinin, tamamiyle uygun yer durumuna göre, plak arşivini ya da eski dava dosyalarını biriktirmek istemesi normal ve bir ölçüye kadar da doğaldır. Hatta, kişinin uzaklaştırdığı, gözünün önünden kaldırdığı bir takım nesne veya nesneler, aklının sürekli o nesnelerde kalmasına yol açacak ise elinin altında bulundurmasında da fayda vardır. Çünkü burada anlatılan metodun temelde yapmaya çalıştığı, kişinin ekosistemi içerisinde bulundurduğu şeyleri etkili bir şekilde kontrolü altında tutarak, sadece gerektiğinde dikkat alanı içerisine alması ve enerji, zaman ve dikkatini sadece bu şeylere yoğunlaştırabilmesine fırsat vermektir. Kişi için mutlaka elinin altında bulunması gereken şeyler, bir listeye kayıt edilmiş ve bunlara uygun eylemler düzgün bir şekilde tanımlanmış olduğu müddetçe, yine kişinin gözünün önünde dahi bulunabilir; buna kişinin kendisi karar verecektir.

Zihni Toparlama - Fikirlerin Üzerinden Geçme: Fiziksel yakalama sürecinin ardından gelen süreç ise zihni yakalama sürecidir; çünkü kişinin aklında her zaman bitmemiş, tamamlanmamış, yapılması gereken işler, fikirler, projeler mutlaka yer alır; insanın zihnini boşaltmadan zihnini berrak hale getirmesi mümkün değildir. Bunun için önerimiz, bir tomar kağıt alıp, sakince masa başına oturmak ve aklımıza gelen tüm fikirleri önem ve niteliklerine bakmaksızın, ayrı ayrı kağıtlara yazmaya başlamaktır. Bu fikir ve düşünceleri alt alta tek bir sayfaya yazmamak, her biri için ayrı birer kağıt ayırmak son derece önemlidir; çünkü ileride bunlar üzerinde düşünürken, her birinin devamını getirmek için ayrıca notlar almamız gerekecek; alt alta alınan düşünce ve notlarda bunu yapmak sağlıklı ve kolay değildir. Bu nedenle aklınıza gelen her bir düşünce için mutlaka bir kağıt ayırıp herşeyi not edin; bunlar mesela, saçımı kestirmem lazım gibi basit bir şey olabileceği gibi, yüksek lisans tezimi yazmam ya da şu yeni gelen filme gitmem gerek gibi birbirinden tamamen bağımsız ve içerikleri farklı şeyler olabilir; bunun hiçbir önemi yoktur; bu aşamada önemli olan kişinin, aklındaki her şeyi, bu kağıtlara dökmesidir.

Fiziksel ve zihni şeylerin yakalanması, derlenmesi ve önümüze derli toplu konulmuş olması bu aşamanın amacıdır. Yukarıdaki çalışmanın tamamlanması ile birlikte bu süreç büyük oranda yerine getirilmiş olur. Ancak elbette tüm bu yakalama süreci bu işin daha başlangıcıdır; ardından bir sonraki aşama olan Yakaladıklarımızı Boşaltma süreci gelecektir.

Bir önceki yakalama aşamasının ardından sonra gelen aşama ise, kayıt altına alınan şeylerin berraklaklaştırılmasıdır. Bundan kasıt, bu şeylerin hemen eyleme dökülmesi değil, tek tek ele alınarak bunların ne olduğu, anlamı ve bunlarla ne yapacağımızı berraklaştırmak, net bir hale getirmektir.

Örneğin, yakaladığınız şeyler arasında arkadaşınız Ali / Ayşe’yi telefonla aramak varsa, bu aşamada yapılacak olan, bu şeyin bir eyleme bağlı olduğunu belirleyerek, bu eylemi hangi gün ve saatte, hangi içerikle yerine getireceğinizi takviminize işlemek olacaktır. Tavsiyemiz, şeyler sepeti içeriklerini yerine getirmeye başlamadan önce bu altıncı ve bir sonraki yedinci bölümü okumanızdır.

Tecrübe göstermektedir ki bu sistemi uygulamaya başlayan insanların en çok zorlandıkları aşama, yakalanan şey ile ilgili olarak ne yapılacağına karar verdikten sonra, bu kararların hangi organizasyonel sistemler içerisinde yerine getirileceğini belirlemektir.

Burada bir tavsiye, bu aşamaya başlamadan önce eğer bir cep telefonu uygulaması ya da bilgisayar programı kullanıyorsak, veya kağıt / kalem kullanarak gerçekleştireceksek, bu araç gereci öncesinden hazır ve tamamiyle boş hale getirmek ve sonrasında bunlarla uğraşarak vakit kaybetmemek, bu çalışmaya tertemiz bir ortam üzerinden başlamaktır. Yine bu mecra üzerinde “aramalar”, “hatırlatmalar” gibi size anlamlı gelecek üst başlıklar oluşturmak da faydalıdır; sepetimizi boşaltırken karşımıza çıkanları kolaylıkla bu kategoriler altına yazarak ilerleyebiliriz.

İşleme İlkeleri

Bu üç ilke, sepetimizi işlerken temel kurallarımız olacaktır.

Sepetimizin listesi aşağıya doğru rastgele yazılmış olduğu için üzerinden geçerken bazı şeylerin, diğerlerinden acil ve önemli olduğunu görecek, içgüdüsel olarak, listenin üzerindeki, sıradaki şeyleri işlemek yerine önceliği bunlara vermek isteyeceksiniz; bu büyük bir hatadır, asla yapmayın ve sıralamayı katı bir şekilde takip edin, bir şeyi işlemeyi bitirmeden sakın sonrakine geçmeyin.

Burada kural, sepetteki şeylerin, içerikleri ne olursa olsun, eşit önemde işlem görmesidir. İşlemekten kasıt asla sepet listesi içeriğine göz atmakla yetinmek değil, bir şeyin ne olduğuna karar verdikten sonra, bununla bağlantılı eylemi belirlemek ve bu eylemin yerine getirilmesini organize etmektir.

Hızlı Gözatmalar Asla Berraklaştırma Anlamına Gelmez

Bu aşamada sıkça üzerine düşülen bir başka tuzak ise, sepet listesinin düzenli olarak vakit ayırıp üzerinden geçip boşaltmak yerine, arada bir hızlıca gözden geçirilmekle yetinilmesi ve liste içerisinde o anda kişiye kolay, eğlenceli, çabuk görülen hususların elden geçirilerek sahte bir tamamlanma hissine kapılmaktır. Bu listeyi arada bir gözden geçirip atlanılan bir şey olup olmadığını kontrol etmek elbette önemlidir ancak bu hiç bir zaman listenin derli toplu bir şekilde işlenmesi anlamına gelmediği gibi, aksine liste içeriğinin hiç bir zaman düzgün bir şekilde boşaltılamamasına yol açtığı için son derece zararlıdır da. Bu tür bir davarnıştan mutlaka kaçınmak, sepet listesinin düzenli olarak vakit ayrılarak yukarıdaki ilkelere uygun olarak işlenmesini temel bir alışkanlık haline getirmek gerekir.

LIFO mu FIFO mu?

Sepet, bir işleme istasyonudur, çöp kutusu değil; şeyler buraya gelir, işlenir ve çıkar, asla burada kalmaz.

LIFO - last in first out; son giren ilk çıkar, FIFO ise - first in first out; ilk giren ilk çıkan anlamına gelir; çalışmamız bağlamında önemi, sepet listesini işlerken, bu listenin önceden bugüne doğru mu yoksa bugünden geriye doğru bir yaklaşımla mı ele alınacağı anlamına gelir. Sorunun cevabı, kural olarak, yukarıdan aşağıya, önceden bugüne doğru gelmesi gerektiği ancak aslında bunun bir önemi olmadığı, kararın kişinin kendisine kaldığıdır. Sonuç olarak liste ne şekilde işlenirse işlensin, düzenli bir şekilde ele alındığı sürece zaten içerisindeki öğeler çok fazla olmayacak, işlendikten sonra siliniyor olacaktır.

Bir genel kural, e-postalar için söylenebilir; genellikle zaman olarak sonraki e-postalarda, genellikle, bir konuda önceden gelen üst üste tartışma ve görüşler ile konu ilerletildiği için, e-postaları işlerken, tarih olarak sondan başa doğru geriye gitmek daha mantıklıdır; böylelikle konunun bütünlüğünü de kaybetmemiş olursunuz.

Her Seferinde Sadece Tek Bir Şeyi İşleyin

Sepet listesi işlenirken en çok karşılaşılan hatalardan bir tanesi de kişinin listedeki sırası gelen şeyi işlerken ne yapacağına karar verememesi, bu arada listede çok daha kolay başka bir şeye gözü takılması, elindekini bırakıp bu diğer şeyi işlemeye başlamasıdır; bu ise çok tehlikelidir.

Şöyle bir bakış açısının faydalı olduğu düşünülmelidir: nasıl fiziksel olarak bir evi temizlemek biraz da olsa zahmet gerektiriyor, arkasından da yorgunluk doğuruyorsa, sepet listesini işlemenin de belirli ölçüde zihni zahmet gerektirmesi ve kişinin harcadığı çaba sonucunda yorulması gayet normaldir; sepet listesini işleme işini, sırf zihni bir faaliyet olduğu için kolay, basit, zahmetsiz bir faaliyet olarak algılamak son derece hatalıdır. Sepet listesini işlemenin, şeyler ele alındığında, bunlar üzerine kuvvetli bir düşünme süreci gerektirdiği gözden kaçırılmamalıdır.

Sonuç olarak, liste işlenirken, bir seferde bir şey işlenecek, bunun üzerinde etkili bir düşünme ve karar verme süreci işletilecektir.

Çoklu Görev İstisnası

Bazı kişiler, listeyi işlerken, sırası gelen şeyi doğru işleyebilmek için bir süre dikkatlerini ondan başka şeylere çevirip dolaylı bir düşünme ve karar verme metodu uygulamayı alışkanlık haline getirmiştir. Siz de bu kişiler arasındaysanız, istisnayı genişletmemek kaydıyla ve her seferinde karar verme sürecini bir - iki dakika ile sınırlı tutmak üzere, listede sıradaki şeyi işlerken, kısa bir süre, başka şeyler üzerinde düşünerek, karar vermek sürecinizi tamamlayabilirsiniz; bu durum, her seferinde sadece tek bir şeyi işlemenin istisnasıdır.

Sepetteki Hiçbirşey Çıktıktan Sonra Tekrar Sepete Geri Girmez

Önemli kurallardan bir tanesi de, sepet listesini işlerken, ele aldığımız şey üzerine mutlaka bir karar vermek, o şeyi asla sepette bulundurmaya devam etmemektir. Sepet, tek yönlü geçici bir işleme mecrasıdır; şeyler burada işlenir ve sepetten çıkar; asla burada kalıcı olmazlar ve geri girmezler. Sepet listesini işlerken sürekli olarak şeyleri gözden geçirip bunlarla ne yapacağını bilemeden orada bırakmaya devam etmek son derece kötü bir yaklaşımdır. Biliminsanları, “karar verme yorgunluğu”nu tanımlamıştır; beyin, sürekli karar verdiğinde enerjisini tüketmekte ve yorulmaktadır; listeyi işlerken bir şey hakkında karar verememek de aslında olumsuz anlamda bir karar vermek anlamına gelir ve zihni yorgunluğu artırır; bundan kaçınmak gerekir.

Anahtar İşleme Sorusu: Bu Şeye İlişkin Atılacak Bir Sonraki Adım Nedir?

Sepet listesindeki şeyleri tek tek işlemeye başladığımız zaman, her bir için önemli bir karar vermemiz gerekir. Bu kural olarak kolaydır ancak hızlı ve etkili bir düşünme süreci gerektirir. Örneğin listenin ilk sırasında yer alan hususa ilişkin olarak, birisini mi aramamız gerekiyor yoksa bu şey hakkında internette öncelikle bir arama mı yapmamız gerekiyor, veya bunun için bir başkasından gelecek olan başka bir veri mi bekleniyor ya da bu şey ile ilgili olarak birisine bir e-posta mı göndermemiz gerekiyor vb. Bu şeyin niteliği, bununla ilgili olarak yapılacak eylemi, atılacak bir sonraki adımı belirleyecektir.

Peki Ya Bu Şey Bir Eylem Gerektirmiyorsa?

Sepet listesinde yer alan bazı şeylerin herhangi bir eylem gerektirmiyor olması son derece doğaldır. Bu kategoriye giren şeylere ise şu üç başlık altında yaklaşmak gerekir:

Çöpe Atın

Bir çok kişi, sepet listesini işlerken, aslında atılması gerektiği halde unutulmuş ve bir köşede boş yere birikmiş ne kadar fazla şeyi olduğunu hayretle görür. Siz de böyle bir durumla karşılaşırsanız şaşırmayın. Sepet listesinin üzerinden düzenli olarak geçerek, bunları yukarıdaki ilkelere uygun olarak işlemek, kişiye, yaşamındaki şeylerle ilgili olarak ne yapılması gerektiği kadar ne yapılmaması gerektiğini de öğreten faydalı bir süreçtir. Çöpe atılması gereken şeyleri gereksiz yere biriktirmemek bu anlamdadır.

Yine de şeyleri işlerken, bunları çöpe atıp atmamak konusunda kararsız kaldığınız zamanlar olabilir; bununla ilgili temel iki ilke ise;

ilkeleridir; bunlar birbiri ile çelişmez ve kişinin hangi ilkeyi kendi ihtiyaç ve alışkanlıklarına uygun olarak seçtiğine göre değişir. Kişinin iki yaklaşımndan herhangi birisini seçmesi mümkündür; burada tek kural, kişinin bu kararı verirken duygusal değil gerçekçi olması, somut veriler üzerinden bir şeyi atmaya ya da saklamaya karar veriyor olmasıdır.

Listenizdeki kimi şeylerin, başvuru - referans malzemesi olduğuna inanıyor, ileride bu malzemelere işinizin düşeceğini aklınızdan geçiriyor ve fiziksel yeriniz de uygunsa, bu şeyleri çöpe atmak yerine referans malzemeleri arasına kaldırın.

Şunu unutmayın: Çok fazla bilgi sahibi olmakla çok az bilgi sahibi olmak arasında bir fark yoktur; ikisinde de kişi, ihtiyacı olduğunda ihtiyacı olan bilgiye ulaşmakta güçlük çeker; ilk halde çokluktan; ikinci halde yokluktan; iki durum da aslında aynıdır.

Burada anahtar seçim, listedeki şeyin, listeden çıkarılması için kendisine bağlı bir eylem bulunup bulunmadığıdır; önemli olan bunu belirlemektir. Bir şeye bağlı bir eylem bulunmuyorsa bu malzeme ile yapılabileceklerin bir sınırı yoktur ve bunun kararı kişiye aittir.

Günümüzde bilgi işlem donanım ve yazılımlarının son derece gelişmesi, bir çok bilgi kaynağını, ileride referans malzemesi olarak kullanmak üzere işimizi son derece kolaylaştırmaktadır. Pratik bir öneri, fiziksel bilgi içeren belgeleri, mümkün olduğunca tarayıcı ya da cep telefonu kamerası vb. kullanarak dijital hale getirerek elimizin altında kolaylıkla ihtiyacımız altında bulabileceğimiz, arama fonkisiyonları gelişmiş olan mecralarda tutmak, fiziksel nüshalardan kurtulmak yönündedir. Bu nokada önemli olan, düzenli aralıklarla, referans - başvuru malzemesi olarak bir kenara ayırdığımız şeyleri gözden geçirmek, bizim için hala geçerli ve gerekli olduklarını teyit etmek, burada da gereksiz yığılmalara izin vermemektir.

Olgunlaşması İçin Bekleyin:

Sepet listenizde muhtemelen, şu anda yapılacak bir şeyi olmayan ancak ileride olması muhtemel bir takım şeylere denk geleceksiniz. Örneğin, katılmayı düşündüğünüz ancak karar vermek için programınızın netleşmesini beklediğiniz bir konferans davetiyesi ya da yatırım yapıp yapmama kararını vermek için finansal durumunu incelemek istediğiniz bir şirkete ilişkin mali bülten ya da seneye çıkmak istediğiniz bir tatil programı gibi.

Bu şeylerle uğraşmak için iki yol önerilebilir:

Bu gibi şeyler üzerine o anda bir karar vermemekle birlikte, daha sonra karar vermek üzere belirli bir yere kaydetmek ve sonrasında üzerinden geçmek de kişinin zihnini boşaltabilmesi için gayet doğru bir davranış olacaktır.

Başvuru - Referans Malzemeleri Arasına Atın:

Sepetinizdeki listenin üzerinden geçerken, kimi öğelerin o anda kendilerine bağlı bir eylem bulunmadığı halde ileride, üzerinde çalıştığınız proe ve konular için kullanışlı olduğunu göreceksiniz. Bunun için ideal olan, yukarıda dördüncü bölüm altında anlattığımız üzere, bu şeyleri takip edebilmek için uygun bir mecra yaratmış olmanızdır. Dolayısıyla sepet listemizde bu tür şeylere denk gelince doğru olan bu şeyleri, bu mecraya kayıt ederek ilerlemektir.

Burada bir önemli hatırlatma, oluşturduğunuz mecranın sürekli olarak elinizin altında bulunan, kullanımı kolay bir mecra olması gerektiğidir; aksi halde, bir kenara ayırdığınız bu şeyleri sadece başka bir yığında üst üste stokluyor olacaksınız ve size bir faydası olmayacaktır. Tecrübe, en kısa yoldan ulaşılamayan bir başvuru - referans içeriğinin aslında hiç ulaşılamayacak anlamına geldiğini göstermektedir. Bunun için kenara ayrılan malzemenin üzerine gerektiği ölçüde etiket vb. eklenerek kolayca bulunabilmesine de olanak sağlanılmalıdır.

Benzer ilkeler dijital malzemeler için de geçerlidir; dijital belgelerinizin daima aradığınızda kolayca bulmak üzere elinizin altında bulunması son derece önemlidir; bunun için bulut tabanlı depolama çözümleri ve bunlar içerisindeki detaylı arama araçlarını kullanmak iyi bir öneri olacaktır. Anahtar ilke, bunları elimizin altında bulundurmak, içeriğine kolayca ulaşmak ve bu materyali düzenli olarak gözden geçirip sürekli güncel tutmak ve vakti geldiğinde bu malzemeyi takip ettiğiniz bir proje ya da görev için kullanmaktır.

Peki Bu Şey Bir Eylem Gerektiriyorsa, Bu Eylem Nedir?

Tüm bu metodun belki de en önemli sorusu budur. Sepetinizde yer alan bir şeye ilişkin atılması gereken bir adım, yerine getirilmesi gereken bir eylem varsa, atılması gereken bu bir sonraki adım, yerine getirilmesi gereken bu bir sonraki eylem tam olarak nedir? “Bir sonraki eylem” ile kast edilen, tam olarak, eldeki şeyi bir adım ilerletmek için yerine getirilmesi gereken en basit temel fiziksel eylemdir.

Bu hem kolay hem de zor bir sorudur; çünkü atılması gereken bir sonraki adıma karar vermek yine nitelikli bir düşünme ve karar verme süreci gerektirir. Örnekler üzerinden ilerleyelim. Örneğin kişinin listesinde şunlar yer alsın:

Her ne kadar bu işlerin her biri kendi başlarına yerine getirilmesi gereken kolay projeler olarak da gözükse aslında her biri kendi içerisinde atılması gereken adımlar içermektedir; örneğin bahçeyi temizlemeyi ele alalım.

Bahçeyi temizlemeye başlıyorum, ama bir dakika, bahçede uzun zamandır kurtulmak istediğim, yerine yenisini alacağım eski bir mangal var; bu mangalı çöpe mi atayım yoksa komşuma mı vereyim? Eğer çöpe atacaksam, kapı önümde dağınıklık yapmaması için çöp kamyonunun geçtiği günü beklesem daha doğru olur mu yoksa şimdi çıkartayım mı; eğer komşuma vereceksem Ahmet’e mi vereyim yoksa Mehmet’e mi? Ahmet’e vermek isterim ama bildiğim kadarıyla şehir dışında ve bir ay sonra gelecek; o zamana kadar beklesem o zaman bahçemi temizleyemeyeceğim; Mehmet’e vereyim desem ona mesaj mı atayım yoksa telefonla mı arayayım? vb.

Görüldüğü üzere, sepet listesinde yer alan basit bir bahçe temizleme içeriği bile aslında kendi içerisinde detaylı bir şekilde düşünülmesi ve karar verilmesi gereken ne kadar çok alt karar ve adım gerektiriyor? Dolayısıyla, bu alt başlık altında tam olarak kast edilen, bir projenin ismini, başlığını yazmak yerine, bununla ilgili olarak atılması gereken somut, basit bir sonraki eylemi net bir şekilde belirlemek ve kayıt altına almaktır.

Atılması Gereken Bir Sonraki Adım, Yerine Getirilmesi Gereken Bir Sonraki Eylem Yalın ve Somut Olmalıdır.

Burada anlatılan metodun, kişinin zihin berraklığını sağlamak üzere, aklındakileri bir dış mecraya dökmesi ve bunları tamamlamak için atılması gereken somut adımları net bir şekilde belirlemesinin zorunlu olduğuna yönelik olduğunu atlamayalım.

Eğer bu aşamada, sepet listesindeki şeyler sadece ana başlık halinde bırakılırsa, sonra üzerinden geçer ve içeriğini belirleriz denirse, büyük ihtimalle hiç bir zaman netleştirilmeyecek, yerine getirilmeyecek ve bu nedenle tamamlanmayarak kişinin aklında her zaman belli belirsiz bir yer kaplamaya devam edecek, dolayısıyla bu metod aslında tam anlamıyla çalıştırılmayacak ve etkili bir şekilde sonuçlarını doğuramayacak demektir.

Bu nedenle, sepetteki şeyi ilerletmek için atılması gereken bir sonraki adımı net bir şekilde belirlemek, bunun ne olduğuna ilişkin karar vermek, üzerinde nitelikli bir şekilde düşünerek, gerekirse ek bilgi ve veri toplamak ve sonrasında buna göre bir karar vermek gereklidir.

Atılması Gereken Bir Sonraki Adım, Yerine Getirilmesi Gereken Bir Sonraki Eyleme Karar Verdikten Sonra Ne Yapılmalıdır?

Bu aşamaya gelindiğinde karar verilmesi gereken şu üç adımdan bir tanesidir:

Yap!

Sepet listemizin üzerinden geçerken, yapılması gereken bir şeye ilişkin somut adıma dair bir karar verdiğimizde ve bu adımın yerine getirilmesi iki dakikadan kısa sürecekse, bunu hemen o anda yerine getirip listemizden silmek en doğru yaklaşımdır. Örneğin, bir e-postaya yalın bir şekilde evet, hayır şeklinde cevap vermek iki dakikadan kısa vaktimizi alacaksa bunu ertelemeden o anda yerine getirmek ve aklımızdan, yapılacak işler listesinden çıkarmak çok doğrudur.

İnsanlar genellikle iki dakikanın aslında ne kadar uzun bir süre olduğunun farkında değildir. Verimli bir şekilde kullanılan iki dakika, bir çok işi yapmak için fazlasıyla yeterlidir. Yine de iki dakikalık süre genel bir kural olmakla birlikte, kişi için etkili, verimli bir çalışma için doğru zaman bir ya da beş dakika ise, kişinin bu süreyi kendisi saptayıp bu süreye uygun olarak hareket etmesi daha doğrudur.

Burada anahtar kavram, bu sürenin uzunluğu ya da kısalığı, etkililiğini kendisinin deneyimleyerek belirlemesi gerektiğidir; bu süre ne bir işi baştan savma anlamına gelecek kadar kısa ne de o anda asıl yaptığımız işin bütününü kişiye bıraktırıp, onu asıl işten saptıracak kadar uzun olmalıdır. İki dakika bunun için standart olarak belirlenmiştir; daha kısa ya da uzun olması, zaman içerisinde kişinin kendi alışkanlık ve uygulamalarına göre kendisinin vereceği bir karardır.

Ancak iki husus önemlidir:

ilki, eğer yapılmaya başlanan şey, düşündüğümüzün aksine, ona ayrılan iki dakikalık sürenin ötesine geçip başka kararlar almayı ya da eylemler yapmayı gerektiriyorsa, bu eylemi mutlaka, takip listemize kaydedip, devamını o liste altında takip etmemiz gerekir. Çünkü bu “iki dakikada yap” kuralının gerçek anlamı, vakit ve efor gerektirmeyen bir işi yapıp listemizden çıkarmaktır; bu, asla, iki dakikadan fazla sürecek bir işi baştan savma yapacağımız anlamına gelmez; gerçekte bu şekilde yapılıp tamamlandığı düşünülen bir şey, kişinin ileride karşısında çok daha komplike bir sorun olarak geri dönecektir.

ikincisi; bu “iki dakikalık yap” kuralının, sadece, sepet listemize yeni giren şeylerin üzerinden geçerken uygulanması gerektiğidir; burada bağlamı kaybetmemek, (haftalık ya da) düzenli olarak sepet listemize yeni giren şeylerin üzerinden geçtiğimizin bilincinde olmak ve buna göre hareket etmek gerekir. Sadece takip ya da proje listesindeki bir işi, onu aklımızdan çıkarmak adına iki dakikada halletmeye çalışmak büyük bir yanılgıdır. Her işin kendi gerektirdiği uygun bir süre vardır ve anahtar ilke o süre içerisinde etkili bir şekilde yerine getirilmesidir.

Delege Et!

Yapılacak şey iki dakikadan uzun sürecek ise sormanız gereken ilk soru, “Bu işi yapacak en doğru kişi ben miyim?” sorusudur. Eğer sorunun cevabı hayırsa, bu işi bir sistematik içerisinde ilgili kişiye yönlendirmek daha doğru olacaktır. Ancak yönlendirmek demek bir işi illa ki size bağlı olan başka birine yönlendirmek anlamına gelmez; ör. iade gerektiren bir ürün için müşteri hizmetlerini devreye sokmak ya da karar veremediğiniz bir konuyu yöneticinize yönlendirmek de bu kategoriye girer.

Bunun için sistemli bir yaklaşım şu şekilde olabilir:

Önerimiz, delegasyonun, yukarıdan aşağıya doğru bu sıra ile takip edilmesi yönünde olacaktır. Günümüzde e-posta yaygın bir şekilde iş amaçlı olarak kullanıldığı için delegasyonu bu yöntemle yapmak aslında en doğrusudur; bu durum karşı taraf için kayıtlı bir hatırlatıcı anlamına da gelecektir. Benzer şekilde, yapılacak işi yazılı olarak ilgili kişiye iletmek de etkili bir yöntemdir; telefon mesajları ise yine önemli olmakla birlikte gözden kaçabileceği için sıklıkla tercih edilmemelidir. Son iki yöntem ise delegasyonu yazılı olmaktan ziyade sözlü olarak yerine getirmektir; bu yöntemden mümkün olduğunca kaçınmak gerekir çünkü üzerine ne konuşulduğunun ileride hatırlanması çok da kolay olmamaktadır.

Delege edilen işi takip etmek, işi delege etmenin kendisi kadar önemlidir. İleride detayını göreceğimiz üzere, bir süre sonra organize bir şekilde ilerlerken, aslında bir çok konuda başkalarından bir takım ara sonuçları, verileri beklediğinizi göreceksiniz. Bu nedenle, ayrı bir Bekleme Listesi oluşturup gerek delege ettiğimiz işler gerekse yürüttüğümüz projelerde başkalarından gelecek olan iş ya da sonuçlar için başlıklar oluşturmak gerekir. Ör. göndereceğimiz toplantı davetiyesi için özel bir tür kağıt satın alma için asistanımızı görevlendirdik; o kağıt gelmeden davetiye bastıramıyoruz; bunun için Bekleme Listesi’ne, bu işi kime, ne zaman, hangi bağlamda delege ettiğimizi bir satır ile de olsa yalın bir şekilde not etmemiz; düzenli aralıklarla bu bekleme listesinin üzerinden geçerek delege ettiğimiz ve sonucunu beklediğimiz işleri takip etmemiz, yerine geldiyse listeden çıkartıp ilgili projeyi ilerletmemiz, yerine gelmediyse beklemek ya da ilgilisine sonucunu sormak gibi eylemlerde bulunmamız gerekir.

Bekleme Listesi’ne kaydedilen işlerin hangi tarihte delege edildiği ve hangi tarihe kadar sonucunun beklendiğini not etmek çok önemlidir; asla atlanmamalıdır!

Ertele!

Sepet listesi üzerinden geçtikçe, bir çok şeyin, aslında bizim tarafımızdan yapılmas gereken ve süresi de iki dakikayı çok aşan şeyler olduğunu fark edeceğiz. Ör. üzerinde çalıştığınız konuda bir makale yazmak, çocuğunuzun okul notları ile ilgili olarak öğretmenleri ve okuldaki danışman ile görüşmek, bahçenizi temizlemek, fazla aldığınız beş kiloyu vermek vb. Bu şeylerin her birinin, daha sonra yerine getirilmesi için takip edilmek üzere ayrı başlıklar halinde yazılıp takip edilmesi gereklidir; detaylarına sonra gireceğiz; bu aşamada, her bir bu tür işi ayrı bir post it ya da defter sayfasının üzerine yazıp, hemen altına, bir sonraki atılacak adımı ya da yerine getirilecek somut eylemi belirleyerek yazmakla yetineceğiz.

Bu aşamaya kadar yazılanlar düzenli olarak takip edilmişse, gereksiz bir çok şey çöpe atılmış, iki dakidan kısa süren bir çok kısa iş yerine getirilmiş, kimi işler delege edilerek Bekleme Listesi’ne kaydedilmiş yine de kişinin karşısında bir gün bir şekilde yerine getirilmesi gereken bir çok kapsamlı iş - Proje! kalmış durumdadır. Bu iş - Projeler ile nasıl uğraşılacağı sonraki bölümlerin konusudur.

Sahip olduğunuz Projeleri Belirleme bu metodun önemli aşamalarından bir tanesidir. Sepet listesine attığımız şeylerin yerine getirilmesinde anahtar hususlardan biri, Projelerimiz’i yerine getirirken tek tek adımlardan ziyade bunlara daha yukarıdan bir bütün olarak bakabilmektir.

Bu metod kapsamında Proje kavramı ile kast edilen, kişinin yaşamında önemli olan, yerine getirilmesi birden fazla eylem ve nispeten uzun bir süre gerektiren, içerisinde başka kişi ya da eylemlerin ara sonuçlarının da beklendiği, bir sonuç ya da ürün meydana getirecek her türlü zihni ya da fiili çalışmadır. Bu anlamda, aracınızın hırsız alarmının değiştirilmesi de üyesi olduğunuz derneğin başkanlığına adaylığınızı koymanız da yazmakta olduğunuz yemek kitabı da vermeye çalıştığınız fazladan beş kilo da bu metod kapsamında birer Proje’dir. Bu Projeler’in her birinde olumlu bir sonuç almak ya da hedeflediğiniz sonucu elde etmek için üzerine nitelikli olarak düşünerek atılması gereken adımları netleştirerek uygun bir zaman takvimi ve gerekirse başkalarıyla birlikte çalışarak yerine getirmek, düzenli aralıklarla gözden geçirerek ilerlemesini takip etmek gerekir.

Sepet listesinin üzerinden geçilirken, Proje kapsamındaki şeylerin belirlenmesi ve her birinin ilgili sonraki fiziki adımına karar vererek ayrı başlıklar altında takip etmeye başlamak bu nedenle önemlidir. Bu ayrı başlıklar kendi içlerinde birer öncelik sıralaması değil, zihnimizdeki açık yolların kapanması için önemlidir. Bu aşamada insanın önüne döktüğü Projelerin sayısının belki onlarca olması şaşırtıcı olmamalıdır.

Tekrar etmek gerekirse, bu üçüncü aşamada, kişinin aklındaki Projelerin mutlaka ayrı başlıklar halinde kağıda dökülerek bir sonraki eylemlerinin belirlenmesi önemli bir zorunluluktur.

İyi tasarlanmış ve etkili işleyen bir sisteme sahip olmak, kişinin yaşamına ilişkin genel bakışı etkili bir şekilde kontrol edebilmesi ve sahipsiz, ucu açık işleri ortada bırakmaması bakımından son derece faydalıdır. Ancak bunun için organizasyon sistemini iyi tasarlamak şarttır.

Önemli hususlardan bir tanesi, Sepet Listesi’ndeki şeyleri işlerken bunları düzgün bir şekilde anlamlandırabilmek ve organize bir halde tutabilmektir. İyi bir organizasyondan kasıt, kişinin aradığı şeyi nerede bulacağını kolaylıkla bulabilmesi, şeyleri işlerken de bunları doğru kategoriler altına yerleştirmesidir. Örneğin bir akademisyenin kartviziti referanslar arasına mı yoksa yapılacaklar listesine mi işlenecektir?

Kişinin kuracağı organizasyonel yapı dinamiktir, süreç boyunca sürekli değişir ve bu bölümün konusunu oluşturmaktadır. Aşağıda, yol göstermek amacıyla hazırlanan yedi bölümlü bir kategori listesi paylaşıyoruz:

Bu liste içeriklerinin birbirleri ile karıştırılmaması ve ayrı tutulması önemlidir. Bu nedenle öncelikle sepette yer alan şeylerin bu kategorilerin hangisine girdiğini berraklaştırmak, birbirine karıştırmadan her bir kategori altına ayrı ayrı yerleştirmek gereklidir.

Bir defa bu içerik hazırlandıktan sonra kişinin ihtiyacı olan tek şey, sistemi bu liste ve dosyalar üzerinden düzenli ve etkili bir şekilde takip etmektir. Bu listeler kişinin projelerini de bu projeleri ilerletmek için gerekli bir sonraki fiziksel adımları da bunların ne zaman yerine getirileceğini de işleri ilerletmek için başkasından beklenen ara sonuçları da kolaylıkla kontrolünüz altında tutmanıza yardımcı olacaktır.

Uzun yıllardır bir çok kişi, yaşamını düzene sokmak için listeler hazırlayıp bunlar üzerinden ilerlemeyi denemiş ancak bunda başarılı olamadığı için, bugün tekrar bu metod altında liste hazırlaması ve düzenli olarak takip etmesi söylendiğinde bunu şüphe ile karşılamaktadır. Halbuki önceki yaklaşımın etkili olamamasının iki temel nedeni, bu listelerin belirli bir yaklaşım ve sistem içerisinde hazırlanmamış olması hem de toplu bir şekilde hazırlanılarak yerine getirilmeleri, kontrol ve takip edilmelerinin çok zor olmasıdır.

Kişinin yukarıdaki listeleri hazırlarken bunlara kendi içinden geldiği şekilde öncelik atfetmesi, içindekileri yerine getirdikçe bu öncelikleri tekrar değerlendirmesi de son derece doğal bir süreçtir. Listelerin bütün amacı, kişinin yaşamındaki önemli şeyleri, atlamasına, açık uçlu sonuçsuz kalmasına engel olacak, etkili ve düzenli bir şekilde sürekli olarak önünde bulunduruyor olmasıdır.

Burada “liste” ile kastedilen ise, yalın bir şekilde, birbirine benzeyen şeyleri bir arada tutan bir yapı olmasıdır; bu listenin bir defter ve sayfaları ya da bir bilgisayar, cep telefonunda tutuluyor olması önemli değildir.

Bir üst bölümde anlatılan süreç tamamlandı ise bu aşamada, elinizde, yerine getirilmesi iki dakikadan uzun sürecek, başkasına delege edemeyeceğiniz şeylere ilişkin bir çok hatırlatma notu bulunuyor olmalıdır. Bu aşamada yukarıdaki kategoriler altında bunların da bir listesini oluşturmak ve düzenli aralıklarla üzerinden geçerek yerine getirildiğinden emin olarak ilerlemek son derece faydalı olacaktır.

Organize olmak açısından, bir eylem ile karşı karşıya geldiğimizde bunun yapılması için gerekli zaman genellikle ya ileriki bir tarihte, ya da özellikle unutulmuş olanlar bakımından en kısa zaman şeklinde ortaya çıkmaktadır. Unutulmuş olan ve derhal yerine getirilmesi gereken şeyleri, özellikle uzun zaman da almayacaksa, hemen o anda tamamlayıp ilerlemek doğru bir yaklaşımdır; bu şekilde en azından kişinin zihninin bir parça daha berrak hale gelmesi mümkün olacaktır.

İleri tarihte yapılacak, belirli bir teslim ya da son tarihi olan eylemler bakımından takvime kayıt yapılması gerektiğinde de, yukarıda belirttiğimiz üzere, dikkat edilmesi gereken son derece önemli bir husus bulunmaktadır: Hatalı alışkanlık, eylemlerin bağlı olduğu projelerin son tarihini takvime kaydetmektir; bundan kuvvetli bir şekilde kaçınarak, o projeleri ayrı bir başlık halinde kaydedip, bu projeyi bir adım ilerletmek için gerekli bir sonraki fiziksel adımı netleştirdikten sonra sadece bunu yapacağımız tarih ve saati takvimimize kaydetmek ve takvimimizin gereksiz ve soyut son teslim tarihleri ile vb. kirlenmesini kıskanç bir şekilde engellemek zorundayız. (Do Date / Due Date ayrımı)

Takvimi bu şekilde işlediğimiz zaman geri kalan eylemlerin büyük çoğunluğunun en kısa sürede yapılması gereken işler olduğu da ortaya çıkacak, bu da bize bir kontrol imkanı sağlayacaktır. Acil işler bakımından en uygun organizasyon ise bu iş / eylemleri, ilişkili bulundukları proje ya da listeye kayıt etmek olacaktır.

Ör. kimi projelerinizi ilerletmek ya da eylemlerinizi tamamlamak için aramalar yapmanız gerekiyorsa, sadece bir Aramalar Listesi hazırlayabilir, aklınıza gelen aramaları buraya kaydedebilir; arama yapmak için masa başına oturduğunuzda ya da telefonu çıkardığınızda bu listeyi çıkartıp bunlar üzerinden ilerleyebilir, aramanın sonucunu ilgili proje ya da eylem başlığı altına kısaca not alabilir ve böylece herhangi bir aramayı atlamamış olursunuz.

Hafta içerisinde telefonla bir çok arama gerçekleştiriyorsanız, bir ya da iki öğleden sonranızdaki belirli bir saat aralığını sadece aramalara ayırıp bu listeyi ve dolayısıyla projelerinizi ilerletmek iyi bir fikir olacaktır; aynı yaklaşım örneğin E-Posta listesi gibi bir liste üzerinden de düzenlenebilir. Bu tür bir yaklaşımın bir faydası da bu listelerin başına hazır bir şekilde oturup konularınızda kolay bir şekilde ilerleme sağlamanıza imkan sağlamasıdır.

En yaygın eylem hatırlatma listeleri ise şunlardır:

Üstlerinden kısaca geçmek gerekirse; Aramalar Listesi’ne yukarıda değindik. Bilgisiyar’da yapılacak işler listesi, ilk bakışta garip gelse de aslında günümüzde bir çok projenin bilgisayar üzerinden yürütüldüğünü düşündüğümüzde son derece gereklidir; buna sadece yaşamımızı kazanmak için yaptığımız mesleğin gerektirdiği işler değil, yazdığımız makale için yaptığımız araştırma, çıkacağımız tatil için bakacağımız yerler, arkadaşımıza göndereceğimiz mektubun metnini yazmak da girdiğinden, bu tür bir liste oluşturup bilgisayar başına geçtiğimizde topluca yapmak verimli olacaktır.

Ivır, zıvır işler mutlaka yapmamız gereken ancak bağlı bulundukları ayrı bir liste olmayan gündelik işlerdir; market alışverişi, giysilerin kuru temizlemeye bırakılması ya da alınması vb. gibi. Burada liste kavramını kullanmakta isek de bunun illa ki ayrı bir sayfası olması gerekmez, buzdolabı üzerine yapıştırılacak bir post it bile takip etmek için yeterlidir.

İnsan aslında pek farkında olmasa da, evde yapılabilecek ya da yapılması gereken neredeyse sonsuz sayıda iş, eylem, proje vardır. Bunların bir listede kayıt altına alınarak takip edilmesinin faydası da büyüktür. Ör. banyoda akan musluğun tamiri için tesisatçı organize etmek de, yazılan makale için erken kalkıp bunun için zaman ve emek vermek de günde bir saat kitap okumak da spor giysilerini ayırıp gözden geçirmek, eskileri kaldırmak da aynı listenin bir parçasıdır; ancak bunlar düzenli olarak listeye eklenip yerine getirilip takip edilmezse, ne kadar kolay ya da karmaşık olduklarından bağımsız, genellikle akamete uğramaya mahkumdur.

Ofiste yapılacak işler listesine ise, çalıştığımız yerde fiilen bulunmakla yapacağımız şeyler girmektedir; elbette işin kendisi bu listenin doğal bir parçasıdır ama iş kendisi dışında bununla ilgili yan faaliyetler olan iş ile ilgili bir eğitim çalışması, araştırma, etkinlik gibi hususların da bu listede bulunmasında fayda vardır.

(Burada ofis ve ev, en fazla vakit geçirilen iki mekan olarak belirtilmekle birlikte, kişinin esnek bir çalışma programı ve örneğin dışarıda bolca Starbucks tarzı bir yerde vakit harcaması söz konusu ise özellikle buradayken yapılacak olan iş ya da eşylemlere yönelik olarak ayrı bir liste oluşturmak da iyi bir fikirdir.)

Kişi ve Toplantılar için ajanda ise, genellikle insanların bir çok eyleminin, bir başkas ile yapılan görüşme, konuşma, toplantı gibi etkinliklere bağlı olması nedeniyle tutulan bir günlüktür. Günümüzde bir çok profesyonelin, bu tür bir daimi not tutma faaliyetini düzenli bir alışkanlık haline getirdiği, ellerinin altında düzenli bir günlükleri bulunduğu, önemli faaliyet ve görüşmeleri bu ajandaya kaydederek ilerlediklerini gözden kaçırmayalım.

Burada doğru olan, ya her bir görüşme grubu için ayrı bir ajanda bulundurmak ya da kapsamlı bir ajanda içinde iş görüşmeleri için ayrı, kişisel görüşmeler için ayrı bölümler üzerinden organize olmaktır. Böylelikle aynı kişiyle bir sonraki görüşmede, önceki görüşmenin belirli notlarını okuyarak ilerlemek daha kolay olacaktır.

Ör. evinizin bir bölümünde bir ustaya yenileme işi yaptırıyorsanız, bu da bir proje sayıldığından, bunun takibi için ajandanızda ayrı bir bölüm oluşturup usta ve ekibi ile yaptığınız tüm görüşmeleri, tarihi ve içeriği ile birlikte not alarak ilerlemek iyi bir fikirdir; böylelikle, ileride, yenileme işi bir noktada tıkandığında, bu notlara bakarak sorunun ne olduğunu ve neden kaynaklandığını çözümlemek kolay olacaktır.

Bu tür bir ajanda / günlük olarak fiziksel bir defter kullanabileceğiniz gibi eğer kolayınıza geliyorsa, cep telefonu ya da bilgisayar uygulaması kullanmanız da mümkündür.

Son olarak Okuma / Gözden Geçirme Listesi, gerek kitap, dergi gerekse bilimsel bir makale ya da projenizle ilgili gözden geçirmeniz gereken bir not olsun, fiili olarak vakit ayırıp okuyarak incelemeniz gereken materyali içermektedir; böyle bir listenin son derece gerekli olduğu da tartışmasızdır. Bu tür okuma eylemleri genellikle iki dakikadan uzun süre aldığı için doğru olan haftanın belirli gün ve/veya saatlerini bu faaliyete ayırmak ve bu okumaların tamamlanmasını tesadüfe bırakmamak olacaktır.

Bekleme Listesini Organize Etmek: Kişinin yapması gerekenleri yukarıdaki şekilde ayrı listelerle takip etmesi gibi, başkalarından beklediği ara sonuçları da aynı şekilde listeler halinde mutlaka düzenli olarak takip edip güncellemesi gereklidir. Bu noktada, takipten kasıt, başkasının o sonucu yaratma sürecinde hangi aşamada olduğunun takibi değil, başkasına verilen iş ya da başkasından beklenen ara sonucun hangi tarihte ona verildiği ve bize hangi tarihte teslim edileceğinin takibidir. Ör. terziye verilen gömlek siparişinin teslimi ile editörünüze verdiğiniz taslak makalenin geri dönüşü bunlara örnektir. Böylelikle bu listeyi düzenli olarak gözden geçirerek bu tür ara sonuçların gözden kaçması ya da süresi dolduktan sonra akla geldiğinde meydana gelecek krizlerin önüne geçilebilir.

Bir önemli tavsiye Bir Sonraki Eylemler Listesi ile Bekleme Listesi’ni elinizin altında bir arada bulundurmak ve ikisini de düzenli olarak gözden geçirmektir. Aynı proje ile ilgili öğelerin ikisi arasında ilerletilmesi de mümkün olacaktır. Ör. yazdığınız makaleyi tamamladınız; bu proje için bir sonraki eylem listesinde yer alan eylem, değerlendirme için editörünüze göndermek olsun; bunu yapınca, editörünüzden geri dönüşü bekleme listesinde takip ediyor olacaksınız; diyelim ki editörden değişiklik talepleri ile geri döndü, o zaman bu projenin bir sonraki adımı olan değişiklikleri metne işleme adımını tekrar bir sonraki eylem listesinde takip ediyor olacaksınız. Dikkat ederseniz, proje aynı, makalenin yazılıp, yayına hazır hale getirilmesi ancak bununla ilgili aşamaları düzenli bir şekilde iki listede birden takip ediyoruz.

Bekleme Listesi için bir pratik hatırlatma, yukarıda yazıldığı üzere, bir ara sonucu sadece ne zaman beklediğinizi değil, ilgili kişiye bu işin ne zaman yönlendirildiğini de not alırsanız, bu ara sonucun gecikmesi durumunda, ilgili kişi ile konuşurken, “tamam ama ben bu işi size şu tarihte göndermiştim, siz de bana şu tarihte teslim alacağımı söylediniz” şeklinde somut veriler üzerinden daha etkili netice elde etmek mümkün olmaktadır.

Bir Sonraki Eylem ve Bekleme Listeleri’ni düzenli olarak takip etmenin en kolay yolu, bunlara ilişkin yeni öğeler çıktıkça, basit bir şekilde, üşenmeden ve biriktirmeden, ilgili listenin altına hemen kaydedip devam etmektir.

Yine de özellikle Oku / İncele kategorisi söz konusu olduğunda, ya da faturalarınızı dijital ortam yerine kağıt olarak biriktiyorsanız, bunları bir arada bulundurup başına geçerek bir seferde halletmenin daha pratik olacağı da aklınızda olsun. Unutmayalım ki asıl olan bu işlerin yapılması ve yapılmasına yönelik hatırlatma ve takibi yoluyla zihnin kirlenmesinin önüne geçmektir; bir işin kendisinin yapılması, onun listeye işlenmesinden daha kolay ve basit gerçekleştirilebiliyorsa bu şekilde halletmek daha uygundur.

Bu örnek, mesela, e-posta gözden geçirilip cevaplandırılırken de söz konusu olabilir. O an durumunuz uygunsa, bu işi listeye kaydetmek yerine cevaplandırarak ilerlemek daha doğrudur. Kişinin işinin dijital niteliğinin ağır bastığı, bolca e-posta cevaplandırılması gereken durumlarda özellikle böyledir. Başka bir örnek ise, bir avukatsanız ve gün içerisinde arka arkaya gelen tebligatlarınız varsa, bunları hızlı bir şekilde dosyalarına kaldırıp, yapılacak kısa işi olanı tamamlamak, uzun işi olanı ilgili listeye kaydetmek, hepsini listeye kaydetmekten daha doğrudur.

Burada önemli bir husus, hazırlamakta üşenmediğiniz hatırlatma, bekleme ve bir sonraki eylem listelerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde kişinin elinin altında bulundurulması gerektiğinin atlanmamasıdır. Bir şeyin tek başına hatırlatma ya da bekleme listesine yazılmış olması o şeyin kendiliğinden tamamlanması ya da listeden silinmesi anlamına gelmez. Bunun için bilinçli olarak gözden geçirilip üzerinde düşünülmesi gerekir. Tecrübe, bir çok kişinin, hatırlatma listesini düzenli olarak doldurduğunu, ancak aynı düzeni bu listeleri düzenli olarak gözden geçirme ve gereğini yerine getirme konusunda yerine getirmediğini göstermektedir; eğer böyleyse o zaman bu listeleri tutmanın bir anlamı da kalmayacaktır.

Proje Hatırlatmalarını Organize Etmek: Yürütmekte olduğunuz projelerin, hatırlatmalarını tek bir listede takip etmek kadar zihni rahatlatıcı ve işleri kolaylaştırıcı bir şey daha yoktur. Eğer şimdiye kadar yapmadıysanız bile, bu aşamada, elinize basit bir kağıt kalem alıp yukarıda anlatıldığı şekilde, bir proje olarak nitelendirilebilecek tüm etkinliklerinizin listesini yazın.

Projeler Listesi, kişinin yaşamındaki önemli etkinlikleri ilerletmesini sağlayan temel nitelikteki bir listedir. Bu listede yer alan projeler, herhangi bir önem, aciliyet sırası içerisinde yer almaz, bu projelerin anlamları ya da detaylarını da içermez; yalın bir şekilde, kişinin yaşamında o anda önemli olan kapsamlı etkinliklerin bir listesini oluşturur. Bu liste, kişiye, yapacağı işleri, hatırlatmaları da söylemez; bunları, yukarıda bahsedilen diğer listeler söyler; bu listeler, kişinin yaşamındaki önemli ve kapsamlı etkinliklerin derli toplu bir şekilde takibinin yapılması, ilerletilmesi için önemlidir. Bir projenin yapılmasından söz edemeyiz, sözünü edebileceğimiz şey, projenin ilerlemesi için gereken adımların teker teker yerine getirilerek projenin hareket ettirilmesidir. Ancak projelerin listesi, yaşamımızı hangi konularda ilerletttiğimizi bize göstermesi bakımından böyledir.

Proje listesi bakımından en önemli olan şey, bu listenin, en az haftada bir düzenli olarak kontrol edilerek, o projenin ilerletilmesi için gereken ve önceden belirlenen bir sonraki eylemin yerine getirilip getirilmediğinin kontrolü ile yerine getirilmemiş ise sebebinin tespiti ile yerine getirilmesi, getirilmiş ise bir sonraki adımının tespit edilerek yapılacak tarih için takvime kaydedilmesidir. Böylelikle, bir düzen ve bütünlük içerisinde, kişininin yaşamına etki eden önemli etkinliklerin derli toplu şekilde ilerletilmesi ve tamamlanması sağlanabilir.

Bir önemli hatırlatma, iş yaşamınız, proje kavramını farklı şekilde tanımlıyor olabilir; yine de bu durum, yaşamınızdaki önemli ve zamana yayılan çok aşamalı bu tür etkinliklerin, nasıl adlandırılırsa adlandırılsın, düzenli olarak gözden geçirilerek, üzerinde düşünülmesi ve uygun eylemler belirlenip yerine getirilerek, ilerletilmesi gerektiği zorunluluğunu ortadan kaldırmaz; aldığımız fazla kiloları vermek de böyledir, yazacağımız makale de, iki hafta sonra düzenleyeceğimiz yemek organizasyonu da.

Bu tür bir yaklaşım i. kişinin yaşamındaki önemli ve kapsamlı etkinlikleri kontrolü altında tutarak kişinin bunlar üzerinde kontrol ve yoğunlaşma sağlamasına yardımcı olur, ii. bu tür etkinliklerde meydana gelecek öngörülmez olayların meydana gelme ihtimalini azaltır, iii. meydana gelenlerin krize dönüşmesine engel olur, düzenli olarak gözden geçirme sayesinde hiç bir şeyin atlanmaması mümkün olur, iv. projelerin yürütülmesi sırasında ilgili kişilerle temasa geçilerek kurulan ilişkiler kişiyi daha rahat hissettirir ve projelerin yapıcı bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Yaşamınızdaki gizli projeler nerede bulunur sorusunun cevabı ise temel olarak i. mevcut eylemler içerisinde, ii. daha üst seviyedeki ilgi ve taahhütlerinizin içinde ve iii. mevcut sorunlar, konular ve fırsatlarınızın içinde olarak ifade edilebilir.

Genellikle takviminizde, eylem listenizde aslında başka projeler de yer almaktadır. Ör. takviminizde önümüzdeki Salı gününe müşterinizle toplantı koydunuz ancak tekrar baktığınız zaman müşteriniz ile toplantınızın konusunun, kendisi için yapacağınız bir işin sonuçlarını paylaşmak olduğunu gördünüz. Halbuki bu işin kendisi de bir projedir. Takviminizin üzerinden bu yaklaşımla geçtiğinizde, daha önceden aklınıza gelmemiş ancak yaşamınızda yerine getirip, tamamlamanız gerektiğini gördüğünüz başka projeleri de fark edeceksiniz.

Daha üst seviyedeki ilgi alanlarınız ve taahhütleriniz de potansiyel projeler için bakılabilecek uygun bir alandır. Ör. uzun zamandır yaşama geçirmeyi planladığınız, aklınızın bir köşesindeki hobi bahçesi fikri ya da kendinize ve eşinize söz verdiğiniz bir kaç kilo verme düşüncesi veya çocuklarınızın size ara sıra hatırlattığı odalarının başka renge boyama sözünüz ya da çocuklarınızın geleceği için banka hesabı açma fikri gibi. Bu nedenle zaman zaman aklınızda takılıp kalan ve önünüze düşen fikirlere bu yaklaşım ile de eğilmek iyi bir fikirdir.

Bu konudaki son alan ise mevcut sorunlarınız, geliştirebileceğiniz süreçleriniz ve yaratıcı & kapasitenizi artırıcı fırsatlarınız olarak ifade edilebilir. Her bir sorun aslında bir projedir. İçeriği ne olursa olsun, karşınıza çıkan bir sorunu bir proje olarak görmek, kendiliğinden bu sorun için de bir çözüm yolu yaratmanın başlangıcıdır. Bunun detayı ayrı bir konu olmakla birlikte, tek başına dahi bir sorunu, proje olarak kayıt altına almak, bunu çözme yolunda atılmış ilk adımdır. Ör. partnerimde yaşadığım sorunun üstesinden gelmek, çocuğumun sınav notlarının neden düşük olduğu üzerine eğilmek ya da ödemekte zorlandığım taksitler konusunda ne yapacağım gibi. Bu noktada bir sorunu proje olarak belirlemek ve çözümü için atılacak bir sonraki adımı listeye kaydetmek dahi o konunun ilerletilmesi için başlı başına çok önemli bir adımdır.

Benzeri yaklaşım yaşamınızda sizi rahatsız eden, aklınıza takılan süreçler için de geçerlidir; ör. size raporlayan kişiden gelmesi gereken raporların sürekli geç gelmesi ya da sizin hazırlayıp üstünüze sunmanız gereken raporları geç teslim etmeniz gibi. Bu ve benzeri süreçlerin iyileştirilmesi konusunun da bir proje olarak ele alınmaları uygun olacaktır.

Bu alt başlıkta son olarak kendinizi geliştirmeye yönelik uzun süredir aklınızda dolanıp duran fikirler gelmektedir; ör. kodlama öğrenmek ya da yeni bir dil öğrenmek gibi. Bunları da tespit edip Bir Gün Yapılacaklar Listesi’ne kaydetmek iyi bir fikirdir.

Burada tecrübe, tüm projelerin bir liste içerisinde takip edilmesinin uygun olacağını söylerken, yine kişi, kendi alışkanlıklarına göre kişisel / mesleki projeler; delege edilen projeler; belirli tür projeler üzerinden ayrı listeler oluşturmayı da tercih edebilir. Bu tercih kişinin kendisine kalmıştır; tek önemli olan, kaç farklı tür ya da adet liste olursa olsun bunların düzenli olarak gözden geçirilmesi gerektiğidir. Ör. kişisel ve mesleki projelerin ikiye ayrılıp kişisel projelerin haftada bir ancak mesleki projelerin her gün ya da haftanın belirli günlerinde gözden geçirilmesi mümkündür. Ya da kişinin yönetici sıfatı dolayısıyla, sorumlu olduğu ancak doğrudan kendisinin yapmayıp takibi altında bulunan kişiler tarafındın yerine getirilecek projeleri de ayrı bir listede takip etmesi mümkündür. Benzer şekilde, işi ağırlıklı olarak kişisel ya da mesleki sunum yapmak olan bir kişinin, başlı başına sunumları takip edebileceği ayrı bir liste oluşturması da mümkündür; önemli olan bunların düzenli olarak gözden geçirilmesidir.

Büyük ölçekli projelerin ne şekilde takip edildiği de kişinin kendisine kalmıştır ve düzenli olarak gözden geçirildiği müddetçe önemli değildir. Ör., kişi, ailesi ile birlikte taşındığı evi değiştiriyor ve bununla ilgili yapılması gereken bir çok şey olduğunu düşünelim; eski evden eşyaların yeni eve taşınmasından ayrı yeni evde yaptırılacak tadilatlar, eve taşındıktan sonra yeni aboneliklerin yaptırılması, adres değişikliklerinin bildirilmesi, çocukların yeni evin çevresindeki okula kaydının alınması dahi bu büyük Taşınma projesinin, her bir ayrı birer organizasyon gerektiren alt projeleridir. Kişi, dilerse bunları ayrı bir proje listesine de kaydedebilir, dilerse tüm projelerinin yer aldığı listeye de kaydedebilir; önemli olan kendisini rahat hissettiği, eksiksiz bir şekilde gözden geçirmesi ve her birinin ilerletilmesi için gerekli bir sonraki adımların belirlenerek atılmasıdır.

Proje destekleme malzemeleri ise dikkate alınması gereken bir başka konudur. Bunlar, projelerinizi ilerletmek için gerekli eylemlerinizi desteklemek ve projeleriniz üzerine düşünmek için vardır. Bu malzemeleri kesinlikle kendinize projelerinizi hatırlatmak amacıyla kullanmayın. Ör. yazmayı planladığınız bir kitap için beş altı tane makaleyi, masanızın üzerinde tutmayın; ya da düzenleyeceğiniz yemek için farklı yerlerden aldığınız dört tane teklif maili sürekli tarayıcınız veya e-posta programınız içinde açık durmasın; ya da ertesi gün giyeceğiniz ayakkabının hangisi olacağını daha kolay seçebilmek adına üç farklı çifti giriş kapısının önüne yığmayın.

Doğru olan, tamamlanması gereken bir proje varsa, bunu Projeler Listesi’ne kaydetmek ve ilerletmek için gerekli bir sonraki eylemi belirleyip bu eylemin ne zaman yapılacağını takvime kaydetmektir. Bu süre boyunca, ilgili projeye ilişkin malzemelerin, sizin onlara ayırdığınız fiziksel ya da bilgisayar ortamında kolayca ulaşabileceğiniz bir yerde bulunması en doğrusudur. Proje için kullanılacak destekleme malzemelerini, o projeyi hatırlatmak için orta yerde bekletmenin tek sonucu, kişiye daha fazla rahatsızlık ve tamamlanmamışlık hissi vermektir. Üstelik bu alışkanlık birden fazla proje için böyle yapıldığında insanın hem fiziksel hem de zihni yaşamı daha da karmaşık hale gelecek; beyin, bir süre sonra, rahatlamak için, bunları görmezden gelmeye başlayacak ve projelerin ilerlemesine engel olacaktır.

Geçici projeler üzerine düşünmek ise üzerinde duracağımız diğer bir husustur. Yukarıda üçüncü bölümde, zaman zaman, belirli bir sonraki eyleme bağlı olmayan ancak bir zaman gerçekleştirmek istediğimiz projeleri de aklımıza geldikçe kaydetmek gerektiği üzerinde durmuştuk. Bu tür fikirler, genel anlamda, proje destekleme malzemeleri, arasında yer alır ve uygun bir mecrada kayıt altına alınmaları önemli ve faydalıdır. Bir çok profesyonel bu amaçla ya bir not alma uygulaması ya da sık kullandıkları fiziksel defterlerinin bir bölümünü kullanır. Burada önemli olan kimi noktalar vardır; öncelikle, bu fikirlerin, ne unutacağımız şekilde gözden uzakta ne de sürekli gözümüzün önünde kalarak bizim aklımızı sürekli karıştıracak bir yerde bulunması şarttır. İkinci olarak ise bu listenin düzenli olarak üzerinden geçerken her zaman için bunları ilerletmek için gerekli bir sonraki adımı da düşünmek ve gerekirse proje başlığının yanına, altına bu adımın ne olduğu ve ne zaman, kimin tarafından yerine getirileceği de not edilmelidir. Son olarak, listeyi güncelledikçe ve üzerinden tekrar tekrar geçtikçe, yaşama geçirilmesi mümkün ya da mantıklı olmayan, geride kalmış, önemsiz fikirleri de silmekte fayda vardır. Bu şekilde önemsiz ve gereksiz fikirlerin zihnimizde kalabalık etmesinin de önüne geçmiş oluruz.

Bir eyleme bağlı olmayan verileri organize etmek ise önemli olan bir başka konudur. Pek çok kişi, kapsamlı veri ya da malzemelere, hiç ya da çok az bir sonraki eylem atayarak bunları biriktirmeye başlar ve böylelikle bir süre sonra bu veri ve malzemelerin birikmesi ile de içinden çıkılmaz bir durum ile karşı karşıya kalır. Kendisine bir eylem bağlanmayan veri ya da malzemelerin de aynı bir sonraki eylemler listeleri ya da hatırlatma listeleri gibi düzenli bir şekilde organize edilmeleri zorunludur.

Bu tür veri ya da malzemeler üç büyük kategori altında yer alır: i. referans - başvuru malzemeleri, ii. şu anda bir eylem gerektirmeyen ancak ileride gerektirebilecek hatırlatıcılar, iii. hiç bir ihtiyacınız olmayan şeyler - çöp.

Referans - başvuru malzemeleri, kişinin yaşamına giren, herhangi bir nedenle elinin altında tutmak istediği ancak kendilerine herhangi bir eylem de bağlı olmayan veri ya da malzemelerdir. Bunlara ilişkin olarak en büyük sorun, halen “şey” olarak bırakılmaları, üzerlerine detaylı olarak düşünülüp de bir sonraki eylem bağlanıp bağlanmayacağına karar verilmemiş olmalarıdır. Halbuki bu adım atıldığında artık tek yapılması gereken bunları kendileri için ayrılan yere kaldırmak olacaktır.

Günümüzde referans - başvuru malzemeleri bir çok şekilde karşımıza çıkmakla birlikte, önemli olan, bu malzemeleri organize etmek için kullanacağımız gerek fiziksel bir defter üzerinden yapacağımız kayıtlar gerekse bilgisayar ya da cep telefonuna gerçekleştireceğimiz dijital kayıtlar üzerinden bunları organize etmenin hızlı, kolay bir yolunu oluşturmamız, aynı şekilde ileride ihtiyacımız olduğunda da bunlara tekrar ulaşabilmenin bizim için yine hızlı ve kolay olmasını sağlamamızdır. Böyle yapıldığı zaman artık başvuru malzemelerinin nerede bulunduğu çok da önemli olmayacaktır.

Özetlemek gerekirse, başvuru malzemeleri hakkında ilk yapılması gereken, kendilerine bir eylem bağlanacak olan ile olmayan malzemeler arasında bir ayrım yapmaktır. İkinci olarak, bu malzemelerin, nerede ve ne şekilde depolanacağını belirlemek ve üçüncü olarak da belirli aralıklar ile bunların üzerinden geçmek, bir eyleme bağlı olanlar için gerekirse bu eylemi gerçekleştirmek, süresi geçmiş olanları güncellemek ve bu materyali güncel tutmaktır.

Bir gün / belki listeleri ise bir gün yapmayı istediğiniz, düşündüğünüz ancak ne zaman, hangi bütçe ve kimlerle ne şekilde gerçekleştireceğinize o anda karar veremediğiniz eylemlere ilişkin listelerdir. Okumak istediğiniz bir kitap da çıkmak istediğiniz bir gezi de toplu olarak çektirmek istediğiniz bir aile fotoğrafı da bu listeye girer. Eğer bir önceki bölümü bütün olarak tamamladıysanız, aklınızdaki fikirlerin böyle bir liste de hazırlamış olmanız beklenir. Yapmadıysanız, şimdi bunu yapmanızı öneririz. Böyle bir listeyi sadece kağıda ya da bilgisayara döküyor olmanın bile bunları yaşama geçirmeye ilişkin ne kadar çok fikri aklınıza getirdiğini hayretle göreceksiniz.

Hayallerinizi yaratıcı bir şekilde yazıya dökmek de iyi bir fikirdir. Bir gün daha fazla vakit, sağlık, imkan ya da paranız olduğunda, bugün yapmak isteyip de yapamadığınız neleri yaşama geçirmek isterdiniz? Örneğin hangi kurslara gitmek ister, hangi konuda bir kitap yazmak isterdiniz, ya da nereye seyahat etmeyi arzu eder, kimlerle tanışmak isterdiniz?

Mevcut projelerinizin üzerinden kuşbakışı olarak geçmek bu aşamada doğru bir adım olacaktır. Bunu yaptığınızda, bir çok proje adımının, aslında mevcut imkanlarınızla yaşama geçirilmekten ziyade bu listelerden bir tanesine kaydırılmasının daha doğru olduğunu göreceksiniz. Böyle yaptığınızda ise aslında elinizin altında tamamlanmayı bekleyen projelerin, gerçek ve samimi bir bakış açısı ile yaklaşıldığında, o anki imkan ve kabiliyetlerinize çok daha uygun olanlara göre sıralandığını, böylelikle enerji, zaman ve imkanlarınızı daha gerçekçi bir şekilde öncelikle bu projeleri tamamlamaya yönelttiğinizi fark edeceksiniz.

Dilerseniz bir gün / belki listelerinizi kendi içerisinde alt listelere bölmek de çok keyifli bir fikirdir. Örneğin daha fazla kitap okumak ya da daha fazla belgesel seyretmek bu listenin genel bir öğesi iken daha fazla biyografi kitabı okumak ya da okunacak biyografi kitaplarının bir alt listesini çıkarmak da iyi ve teşvik edici bir fikirdir. Bu tür alt liste hazırlamanın faydalı yanlarından bir tanesi, bu listelerdeki fikirleri soyuttan somuta indirerek yaşama geçirilmelerine imkan hazırlamaktır. Yine bu örnekten hareketle bir biliminsanının yaşamını anlatan kitabın ismini bu listeye kaydetmiş olmak, kendinize okuyacak bir şey ararken ayrıca düşünmek ve karar vermek adımını ortadan kaldırıp kendiliğinden bu eylemi gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır.

Ancak, bu listelerin kendi içerisinde atıl kalmak gibi geçerli bir tehlikesi olduğunu da akıldan çıkarmamak gerekir. Tecrübe göstermektedir ki, bir çok kişi, bir zaman sonra ve düzenli aralıklarla, bir gün işlerine yarayacağı umuduyla bir çok malzemeyi yukarıda anlatılan şekilde biriktirmekte ve/veya listelere yazmakta ancak bir daha ya da düzenli olarak bunların üzerinden geçmemekte, geçtikleri zaman ise bunların gereğini yerine getirmemektedir. Böyle olunca da bir süre sonra bu malzeme veya listelerin içinden çıkılmaz bir hâle gelmesi de kaçınılmaz olmaktadır. Bu tehlikeye karşı son derece dikkatli olmak gerekir.

Gelecekteki seçeneklere yönelik olarak takvimi uygun şekilde kullanmak da iyi bir çözümdür. Bir çok kişi yapılacak işlere ilişkin olarak bir çeşit takvim kullanmakta ancak çoğu bunu, efektif bir şekilde kullanmamaktadır. Bu bağlamda takvimi şu üç şekilde kullanmak faydalı olacaktır: i. projeleri hayata geçirmek için bir tetikleyici olarak; ii. katılmak istediğiniz etkinliklere yönelik olarak, iii. karar verme süreçlerine yönelik olarak.

Bunları biraz açmak gerekirse, ilk metoda ilişkin olarak şunu söylemek gerekir; Projeler listesinde bulunan ancak bir türlü ne zaman ve nasıl hayata geçireceğiniz projeleriniz için takviminizde uygun bulduğunuz bir günü seçebilir; o gün geldiğinde, o projeye belirli bir saat ayırarak üzerinde çalışmaya başlayabilir, projenin hayata geçirilmesine yönelik atılacak adımları ve diğer detayları belirleyebilirsiniz. Böylelikle listede yer alan projelerin atıl kalmalarına engel olacak bir adım atabilirsiniz. İkinci metod ise, günlük yaşamda karşınıza çıkan ve katılmak istediğiniz her türlü seminer, konser, panel, etkinlik, sinema, tiyatro, doğum günü gibi etkinliklere ilişkindir. Burada dikkat edilmesi gereken, bu tür bir etkinlikle karşılaştığınızda buna katılmak için gerekli hazırlıkları yapmak için gerekli hatırlatıcıyı, takvime, uygun bir süre öncesinden işlemektir; ör. bir çok popüler konser biletleri önceden tükenir ya da bir doğum gününe katılacaksanız, hediye alma işini son ana bırakamazsınız. Üçüncü metod ise önemli karar alma / verme süreçlerine ilişkindir. Hepimizin aklında, belirli konulara ilişkin alınacak bir takım kararlar mutlaka bulunmakta ancak çoğu zaman bu kararı vermekten kaçınmakta ve bunu sürekli olarak ertelemekteyiz. İşte bu gibi durumları engellemek için önemli kararları alma görevini takvimde uygun olan belirli bir gün ve/veya saate işlemek, sonra bu an geldiğinde, konuyu detaylıca değerlendirip bu kararı almak çok daha sağlıklı kararlar almamıza yardımcı olacak, bizi, kısa zamanda, fazla düşünmeksizin alınan kötü kararların sonuçlarından nispeten koruyacaktır.

Hatırlatma Föyleri - The Tickler File - 43 Klasör Sistemi

(Bu alttaki bölüm aslında soyut kalmakla birlikte, https://en.wikipedia.org/wiki/Tickler_file adresinden daha detaylı olarak görebileceğiniz üzere oldukça kapsamlı bir çalışma gerektiriyor. İlginizi çekiyorsa sadece burada anlatılanlar ile sınırlı kalmayıp yukarıda verdiğim link ve diğer kaynaklardan detaylarınıza bakmanızı öneriyorum. B.Ş.)

Eylem gerektirmeyen şeyleri takip etmenin etkili yollarından bir tanesi de Hatırlatma Föyleri kullanmaktır. Hatırlatma Föyleri, bilgisayardaki takvimin fiziksel ve üç boyutlu hali olarak düşünülebilir ve özellikle dijital uygulamaları karmaşık bulan kişiler için hayat kurtarıcı olabilir. İnsanın, kendisine, gelecekten bir mektup göndermesi bu metod için iyi bir metafordur.

Hatırlatma Föylerinin ne şekillerde yaşama geçirildiğini görmek için örnek olarak şunlara bakmanızı öneririz:

Dijital sistemler iyi kullanıldıklarında son derece faydalı olmakla birlikte, kimi zaman bir insanın ihtiyaç duyduğu şeylerin basit, fiziksel ve yürütülebilir nitelikteki metodlar olduğunu da gözden kaçırmamak gerekir. Temelde hatırlatma föyleri, ileriki belli bir tarihte üzerinden geçmek, hatırlamak, üzerine çalışmak istediğiniz şeylere dair fiziksel belgelerin saklandığı dosya ve klasörlere verilen addır.

Bu sistemde örneğin, 15 Ocak tarihinde olduğunuzu ve yaz tatilinizi Temmuz ayında Bodrum’da geçirmek istediğinizi düşünün; ancak içinde bulunduğunuz anda bu planlamayı yapmak için henüz erkendir; ne havayollarının yaz uçuş programları belli olmuş ne de hangi otellerin hangi programlar ile faaliyete geçeceği ve bu seyahati hangi turizm acentası ile programlayacağınız gibi; bunun için 15 Mart tarihini beklediğinizi kabul edelim. Bu sistemde yapmanız gereken, örneğin kalmayı planladığınız bir otelin ya da hizmetlerinden yararlanmak istediğiniz bir acentenin broşürünü, elinizdeki Hatırlatma Föyü’nde 15 Mart günü sayfasına koymaktır; bunu sanki bir kitap ayracını, okuduğunuz bir kitabın iki sayfası arasında yerleştirir gibi de düşünebilirsiniz.

Böylece bu föyü günlük olarak gözden geçirdiğinizde, önceden vakti geldiğinde yapılacak olan şeyleri teker teker bulup, bunları ilerletiyor olacaksınız. Bu sistemde 15 Mart tarihi geldiğinde belirsizlikler henüz ortadan kalkmamışsa tek yapmanız gereken bu broşürü, örneğin, bir hafta sonrasına, 22 Mart sayfası arasına koymak olacaktır. Ya da tatil programınız tamamiyle değişmişse o zaman bu broşürü atıp yerine başka bir broşür koyabilirsiniz. Ancak bu broşürle ne yaparsanız yapın, önemli olan, yaz tatilinize ilişkin programınızı yaşama geçirmek için gerekli adımları atıyor olmanızdır.

Bir başka örnek üzerinden ilerlemek gerekirse yine 15 Ocak tarihinde olup da 11 Şubat’ta olan bir arkadaşınızın doğum günü için bir hediye kartını 4 Şubat sayfası arasına koymak da diyebiliriz. Böylelikle 4 Şubat günü Hatırlatma Föyü’nün üzerinden geçerken, önceden Ocak ayı içerisinde bugüne eklediğiniz hatırlatma notu ile bu yaş gününe hazırlık yapabilirsiniz. Eğer o gün bir karar veremediyseniz tek yapmanız gereken bu hediye kartını, örneğin, iki gün sonrası sayfasına koymak olacaktır.

Böylelikle, Hatırlatma Föyleri içerisinde tutmayı tercih ettiğiniz hususlar bakımından, özellikle belirli tarihlere kadar karar verip vermemek, karar verdiğinizde gereğini yerine getirmek sizin insiyatifinizde olacaktır. Tekrar etmek gerekirse, bu sistem, tüm programınızı dijital uygulamalar üzerinden takip ediyorsanız, bu tür bir fiziksel sistem size faydalı gelmeyebilir ancak günümüzde bir çok kişi, dijital uygulamaların eksiklerinden ya da yoğunluklarından kaynaklanan nedenlerle, hayatlarının bir bölümlerini, halen, fiziksel mecralar üzerinden düzenlemeyi tercih etmektedir. Yoğun bir haftanın takvimine ve takvimde üst üste düşen kayıtlara bilgisayar monitörünüzden bakmak bile insanı bu tür bir seçim yapmaya iten iyi bir faktördür.

Bu uygulamayı fiziksel olarak hayata geçirmek için 43 adet klasör ya da dosyaya ihtiyacınız olacak. Bu dosyalardan 31 tanesi, 1’den 31’e kadar, günleri belirtmek üzere, numaralandırılacak; 12 tanesinin üzerine ise Ocak - Aralık dahil tüm aylar yazılacak. Yukarıdaki örnekten devam edelim ve bu sistemi 15 Ocak günü hazırladığımızı düşünelim; buna göre en üstte bir sonraki günün dosyası, yani 16’sının dosyası olacak ve buradan sonraya doğru yani 16 - 31’e kadar günler devam edecektir. 31’den sonra ise bir sonraki ayın klasörü, bu örnekte, Şubat ayının klasörü gelecek, bu klasörden hemen sonra ise 1 - 15 arası günlerin dosyaları yer alacaktır. İlgili günün işi bittiğinde bir sonraki ayın hemen üzerine konulacak, böylece 365 gün kendi kendini döndüren bir sistem elimizin altında olacaktır.

Aşağıya Youtube üzerinden bulduğum açıklamalı ve kısa iki video bırakıyorum; sistemin nasıl tasarlanıp çalıştığını çok güzel şekilde anlatmaktadır.

Bu ilki:

Bu da ikincisi:

Bu sistemin en olumlu yanı, doğrudan fiziksel materyaller üzerinde çalışarak verimliliğinizi artırmasıdır. Yine de hatırlamak gerekir ki sistemin düzenli olarak çalışması için her gün mutlaka beş dakika da olsa mutlaka üzerinden geçmek gereklidir.

Checklists - Kontrol Listeleri - Yaratıcı ve Yapıcı Hatırlatmalar

Kişisel sistem organizasyonlarına ilişkin son konu ise kontrol listeleridir. Bu listeler kişinin değer verdiği, sorumluluk alanına giren, ilgi gösterdiği konulara ilişkin projeler, prosedürler, iş akışlarına dair yalın tariflerdir. Bu listelerin temel amacı, üzerinde durduğunuz o konuda, gözünüzden bir şey kaçırmadığınızdan emin olmaktır. Kontrol listeleri işinizin bir bölümüne ilişkin son derece geniş ve bir kaç adımdan oluşabileceği gibi belirli bir görevin yerine getirilmesine yönelik zaman ve koşul da içeren son derece detaylı adımlardan da meydana gelebilir.

Kontrol listeleri, belirli bir zamana (ör. her hafta sonu şunları kontrol et, üzerinden geç ya da her Salı günü şu işi yap gibi) ya da belirli bir durumun ortaya çıkmasına bağlı olan (ör. muhasebeciden her telefon geldiğinde bu konuya bak ya da kredi kartımın ekstre mesajı gelince ödeme günleri ile tutarını takvime işle) durumlarda kullanılan ve bu tür koşullarda herhangi bir şeyin eksik kalmamasına, atlanmamasına yardımcı olan araçlardır. En yalın anlamda bir yemek tarifi bile bir kontrol listesi içerir; ilk olarak yemeğin malzemeleri ardından yemeği yapmak için gerekli adımlar listelenir; sıra ile bunların üzerinden geçip yerine getirerek bir yemeği pişirirsiniz.

Kişinin, kontrol listelerini yaşamına entegre etmesinin yolları sınırsızdır. Bu konuda yapılan çalışmalar, genellikle, kişilerin şu konulara yaşamlarında daha çok yer vermek istediklerini göstermektedir: Daha sık egzersiz yapmak, çocukları ile daha kaliteli ve bol vakit geçirmek, görevlerine ilişkin daha proaktif olabilmek için daha çok planlama yapabilmek, zihni ve iç dünyayı rahatlatmaya yönelik dini uygulamalar ya da zihinsel rahatlık sağlamaya yarayan aktiviteleri artırabilmek vb.

İlk örnek olan daha sık egzersiz yapmak dileği üzerinden hareket etmek gerekirse; öncelikle bunu uygun bir proje haline getirmek gerekir: “Düzenli Bir Egzersiz Programı Düzenle”, ardından bu projeyi ilerletmek için bir sonraki eylemi belirlemek gelir: “Düzenli egzersiz yapan arkadaşın Deniz ile kendine uygun egzersiz seçeneklerini belirle.” Bu projenin yaşama geçirildiğini düşünelim, bunu düzenli hale getirmek için, örneğin her Salı sabahı yapılacak egzersiz öncesinde o egzersizin içeriği, egzersizi yapmak için gerekli ekipman, egzersiz yaparken dinlenecek podcast bölümü gibi hususların bir kontrol listesinde takip edilmesi, egzersiz anı geldiğinde ortaya çıkabilecek bir çok sorunu daha baştan ortadan kaldıracaktır.

Bu örnekte görüldüğü üzere, kişinin temel önem verdiği konular arasına, düzenli egzersiz yapmayı ekleyip düzenli olarak bu konular üzerinden geçmesi de bir kontrol listesini yerine getirmesi; bu fikri bir proje haline getirip bunu yaşama geçirmek için bir sonraki eylemi belirleyerek bunun alt adımlarını kontrol listesi haline getirmesi de yine aynı şekilde kontrol listesini yaşama geçirmek anlamına gelmektedir.

Her iki durumda da bir kontrol listesi kullanmak, soyut düzeydeki bir fikir ya da amacın, kişinin yaşamına geçirilmesi ve bir alışkanlık olarak düzenli şekilde yaşama geçirilmesini sağlamaya yönelik son derece etkili bir mekanizma haline gelmektedir.

Temel kontrol listeleri ile denetimimiz altında tutulabilecek alanlara ilişkin olarak * kariyer hedefleri, * hizmetler, * aile, * ilişkiler, * topluluk, * sağlık ve enerji, * finansal kaynaklar, * yaratıcı faaliyetler önerilebilir. Bu alanların her birisi kendi başlarına bir kontrol listesinin parçası olabilir ya da her birinin altındaki alt hedefler birer kontrol listesinin parçası haline getirilebilir.

Kontrol listelerini hazırlarken, üzerinde çalıştığımız alana ilişkin uzmanlığımız arttıkça bu listelere olan ihtiyacımızın azaldığını düşünürüz. Genel olarak da durum bu şekildedir. Ör. bir kişinin her sabah evden çıkıp işe giderken yaptıkları, uğradığı yerler vb. bir kontrol listesinin parçaları haline getirilebilir ama buna gerek olmadığı düşünülür. Ancak burada kritik bir nokta bulunmaktadır; aslında bir çok işlem üzerinde düşündüğümüzde, her ne kadar neredeyse otomatik olarak yapsak da bir parça karmaşık hale geldiklerinde bunları düzenli olarak yerine getirmekte zorlandığımızı görürüz. Bu nedenle, bizim için önemli olan, düzenli olarak yerine getirmemiz gereken bir çok eylemimiz için, kompleks olmayan, hatırlatma listeleri hazırlayarak, bunları düzenli olarak gözden geçirmek son derece faydalı olacaktır; ta ki bunları neredeyse otomatik hale getirene kadar. Ör. yeni atandığımız bir işte, düzenli yapılması gereken görevleri bir kontrol listesine bağlayarak otomatik hale getirene kadar düzenli olarak gözden geçirmek buna örnektir. Böylece, alışık olmadığımız, yeni öğrendiğimiz görev ve sorumlulukların aksatılmadan yerine getirilmesi daha kolay bir hale gelir.

Dolayısıyla yaşamanızı daha kolay hale getirecek basit ya da kapsamlı kontrol listeleri oluşturmaktan ve düzenli olarak bunları gözden geçirmekten geri durmayın. Ör. haftalık gözden geçirme listesi bir kontrol listesi olduğu gibi her Pazartesi sabahı işe gelip masanızın başına oturduğunuzda mutlaka yapılacaklar da bir kontrol listesidir ve belirli görevlerin sorunsuzca yaşama geçirilmesinin neredeyse garantisini oluşturur. Düzenli olarak işletildiklerinde kontrol listeleri son derece güçlü araçlardır ve kişinin zihnindeki baskıyı azaltmaya da büyük ölçüde yardımcı olur.

Kitabın geldiği bu aşamada yaşamınızdaki açık uçları yakaladınız, bunları berraklaştırdınız ve her birinin sizin için ne anlama geldiğini ve bunları yaşama geçirmek için hangi eylemlerin yaşama geçirilmesi gerektiğini belirlediniz ve bunların sonuçlarını projeler haline getirerek, fiziksel ya da dijital bir sistem üzerinde takip etmeye başladınız; artık bir sonraki adıma geçmeye hazırsınız; bunlar üzerinde düşünme ve sonuç çıkarma süreci.

Tüm bu iş akışı yönetim sisteminin amacı beyni uyuşuk hale getirmek değil, aksine, ona gerekli olan yaratıcılığı ve verimliliği sağlayabilmektir. Bu nedenle, yukarıda anlatılan şekilde kontrol altına alınan projeler, taahhütler ve faaliyetler üzerinde beynimizin bir ölçüde aktif şekilde geziniyor olması da zorunludur. Burada anahtar olan, kişinin ne yapacağı ya da ne yapmayacağını bilinçli bir şekilde bilmesi ve bunlara ilişkin kararları da üzerinde düşünülmüş olarak vermesidir. Bir çok disiplinde de vurgulanan “anda var olma” kavramı ile kast edilen de budur.

Bu nedenle meydana getirdiğimiz sistemi düzenli olarak gözden geçirmek, olup bitenler üzerine derin düşünerek bunlardan gerekli dersleri & sonuçları çıkarmak ve sistemi, işlevsel ve güncel tutmak zorunludur. Dolayısıyla sistemin, statik değil dinamik nitelikte olması gerektiği açıktır. Burada iki soru karşımıza çıkar:

Meydana getirdiği sistemi ve envanteri düzenli olarak gözden geçirmek ve üzerinde derin düşünmek, bir süre sonra kişiye, yaşamında o zamana kadar fark etmediği bir çok şeyi görmesine yardımcı olacak, bir çok yeni fikre de kapı açacaktır.

Ne Zaman ve Neyi İnceleyeceğiz?

Kişinin meydana getirdiği sistem, ihtiyacı olduğu zaman, gerçekleştirilecek eylemleri gösterecek şekilde düzenlenmiş olmalıdır; bunu söylemesi kolay olmakla birlikte, uygulamada zordur. Ör. gün içerisinde bir saat ayrılan telefon görüşmeleri süresi için, telefonu ele aldığımızda, aranacak kişilerin ve konuların hepsi önceden hazır olmalıdır ki bununla gereksiz vakit kaybedilmesin. Ya da kişi, yöneticisi ile toplantıya girerken mutlaka önceki konular üzerinden geçmiş olmalıdır ki toplantı verimli geçsin; bunun için de, kişinin görev ve sorumlulukları içerisinde, kendisine delege edilmiş işlerin kayıtlarını düzenli tutuyor olması gerekir. Benzer şekilde, kuru temizlemeye giderken, giysileri kapıdan çıkmadan önce son anda torbaya atmak da pek iyi bir fikir değildir.

Buraya kadar anlatılanlar kapsamında, kişi, şeylerini düzenli olarak topladı ve derlediyse, işledi ve organize etti ise artık tek ihtiyacı olan takvimi ve Bir Sonraki Eylemler Listesi’dir. Çünkü gün içerisinde hangi projeyi ilerletmek, hangi görevi yerine getirmeye ilişkin hangi adımı ne zaman, nasıl atacağına ilişkin elinde bir program vardır ve gün içerisinde tek yapması gereken arada bir bu listeyi çıkartıp hızlı bir şekilde üzerinden geçmek ve yapılacak olanlara karar vermektir; bu kişi zaten ne zaman, ne yapılacağına çoktan karar vermiş, bunun için programını ayarlamış ve artık tek yapılması gereken o eylemi yerine getirmek olarak kalmıştır.

Dolayısyla ilk yapılacak olan takvime bakıp yarın ya da o günün programını gözden geçirmek ve ardından Bir Sonraki Eylemler Listesi’ne bakarak, program içerisinde uygun olan zamanlara yine uygun olan eylemleri yerleştirmek olacaktır. Ör. toplantılarla dolu bir günde, öğle arası, önemli iki - üç kişisel telefon görüşmesini gerçekleşirmek için uygun bir zaman olabilir. Ya da iki toplantı arasındaki uygun bir sürede, biletleri satışa çıkan konser için satın alma seçeneklerini inceleyebilirsiniz.

Sisteminizi Güncellemek

Buraya kadar anlatılan tüm bu sistemi, verimli bir şekilde çalıştırmanın önde gelen koşullarından bir tanesi, düzenli aralıklarla, sistem üzerinde kuş bakışı bir değerlendirme yapmak ve sistemi güncel tutmaktır. Güncel olmayan sistem, dışarıdan yeni gelen verilerin bu sistem yerine kişinin zihninde yer işgal etmesine neden olur ve tüm sistemin verimliliğini düşürür. Bunun için tecrübe, en önemli hususun Haftalık Gözden Geçirme olduğunu göstermektedir.

Haftalık Gözden Geçirmenin Gücü

Aslında durum hemen herkes için aynıdır: İnsan, ne kadar plan, programlı yaşamaya çalışırsa çalışsın her zaman beklemediği gelişmeler, iyi ya da kötü sürprizler, tamamlanmayan işler meydana gelecek ve insan, üstesinden gelebileceğini düşündüğünden çok şeyle karşı karşıya kalacaktır. Haftalık Gözden Geçirme’nin gücü ise burada yatmaktadır. Bu yaklaşım kişiye tekrar yakalama, yeniden değerlendirme ve karar verme konusunda çok değerli bir vakit yaratmaktadır. Günlük koşuşturmaca içerisinde, tüm bunlara ayrıca vakit ayırmanın yolu yoktur.

Haftalık Gözen Geçirme ayrıca, önemli projelere, sakin ve yoğunlaşmış bir bakış açısı ile bakmak için fırsat yaratacak, önemli kararların daha doğru verilmesinin de yolunu açacaktır. Yine bu kapsamda kişi, gerekli olanlara ulaşabilmek için gerekli olmayan bir çok şeye daha kolaylık ve doğrulukla “Hayır.” diyebildiğini de görecektir.

Haftalık Gözden Geçirme Nedir?

Yalın bir şekilde tarif etmek gerekirse, Haftalık Gözden Geçirme, kişinin, önündeki bir kaç hafta süre ile doğru yolda gidebilmesine yönelik olarak, zihnini tekrar boşaltmasına verilen addır. Bu zamana kadar üzerinden geçtiğimiz iş akışı adımlarından oluşur: kişinin tüm ödevlerine ilişkin yakalama, berraklaştırma, organize etme ve gözden geçirme adımları; ta ki kişi, “Şu anda yapmam ve yapmamam gereken tüm şeylerin neler olduğunu biliyorum.” cümlesini rahat bir şekilde kurabilsin.

Pratik açıdan bakıldığında ise bu süreç şu üç ilke ile anlatılabilir: temizle - get clear, bu ana gel - get current ve yaratıcı ol - get creative. Temizle ile kast edilen, kişinin tüm şeylerinin işlenmesidir. Bu ana gel ile kast edilen, kişinin elindeki tüm harita ve listelerin gözden geçirilmesi ve güncel hale getirilmesidir. Yaratıcılık ise bu iki eylemin ardından genellikle kendiliğinden ortaya çıkar; kişi zihnini temizleyip, sistemini güncel haline getirdikçe, yaşamı üzerine yeni fikirler ve bakış açıları kendiliğinden oluşmaya başlar.

Temizle - Get Clear

Bu aşama, yoğun hafta içerisinde ortaya çıkan gevşek uçların derlenip toplandığı aşamadır. Toplantılarda alınan notlar, tanıştığınız kişilerin verdiği iş kartları, bakmaya fırsat bulamadığınız e-postalar, çocuğunuzun istediği oyuncak, aklınıza yeni gelen projeler, cüzdanınıza attığınız fişler vb.

Bunun için öncelikle fiziksel olarak biriken tüm malzemeleri, gerekirse ceplerinizi ve çantanızı yoklayarak masanızın üzerine dökün. Ardından dijital materyallerinizi gözden geçirin, aldığınız notları, bakmadığınız mailleri, gelen mesajları inceleyin. Son olarak aklınıza giren, sizi meşgul eden duygu ve düşünceleri yazarak kağıda dökün.

Bu Ana Gel - Get Current

Bu aşamanın amacı ise geçmişten bugüne kadar tarayarak gelmek ve geride atlanan bir şey bırakmamaktır.

Öncelikle, Bir Sonraki Eylemler Listenizi gözden geçirin ve tamamlayıp da işaretlemeyi atladığınız hususları işaretleyin. Ardından, takviminizi iki & üç hafta geriye doğru inceleyin ve gözünüzden kaçan, ertelendiğiniz, atladığınız hususlar var mı bakın; varsa bunlara ilişkin yeniden değerlendirme ve düzenleme yapın ayrıca tamamladığınız etkinlikler üzerine de tekrar sakin bir şekilde düşünüp bunlarla ilgili yapılacak başka şeyler aklınıza geliyorsa bunları da not alın.

Ardından takviminizi ileri doğru inceleyin ve yaklaşan etkinlikler için hazırlıklarınızı kontrol edin; yapılacak eylemleri gerekirse Bir Sonraki Eylemler Listenize kaydedin. Sonrasında, Bekleyenler Listesi'ni kontrol edin ve bu listede bekleyip de o süre zarfında meydana gelen olaylar var mı kontrol edin. Varsa bunlar için de gerekli değerlendirmeleri yapın; yoksa, beklemeye devam edip etmeme kararınızı gözden geçirin. Son olarak ise Projeler Listesini gözden geçirin ve bunlarla ilgili gelinen aşamaları, bunları ilerletmek için gerekli bir sonraki adımları belirleyin ve bunları ve zaman gerçekleştireceğinizi belirleyin.

Yaratıcı Ol - Get Creative

Bu metodun amacı sadece işleri bitirmek değil kişiye, yaşamına ilişkin daha berrak ve yaratıcı değerlendirmeler de yapabileceği sağlıklı süreçleri sunmaktır. İşin güzel yeni, kitapta anlatılanları uygulamaya başladıysanız, bu konuda fazla enerji ve emek sarf etmenize gerek olmadığıdır.

İnsanlar, yaşamlarının bir gereği olarak yaratıcı varlıklardır ve yaratım süreçlerini her gün yaşamlarının her anına kendiliğinden uygular. Burada asıl yapılması gereken, bu yaratıcı düşüncelerin meydana gelmesi ve yaşama geçmesinin önündeki engelleri kaldırmak ve bu yaratıcı gücün kendisini göstermesine izin vermektir.

Dikkat edilirse bu kitapta anlatılan tüm sistem, bir takım hususların dış mecralara kayıt edilerek düzenli aralıklarla üzerinden geçilmesi esasına dayalı olup tüm bu aşamalarda akla gelen her yeni fikir aslında kişinin yaratıcılığının da dışa vurumudur. Ortaya çıkan bütün bu fikirleri kayıt altına almak ve ilgili noktalara entegre etmek bu nedenle önemlidir.

Burada dikkat edilecek ilk nokta düzenli olarak Belki / Bir Gün listelerinin gözden geçirilmesi, bu listelerde yer alan fikir, projeler üzerinde derin düşünmektir. Böylelikle bu fikirlerin uygun zaman ve zeminde yaşama geçirilmelerinin de yolu açılmış olacaktır. Bu liste üzerine çalışırken, uzun süredir yer kaplayan, yaşama geçmesinin mümkün olmadığı anlaşılan fikirleri de silmekten kaçınılmamalı böylelikle bu liste temiz ve güncel tutulmalıdır.

İkinci nokta ise özellikle ilk aşamada yaratıcı ve cesur düşünmekten korkmamak gerektiğidir. Ancak bu şekilde kişi, ilerlemesi için gerekli adımları atmak için daha fazla ve farklı yollar da bulacaktır.

Tüm bu nedenlerle gözden geçirme süreci son derece önemlidir ancak malesef uygulamada nispeten az sayıda kişi bu aşamaya gereken önemi vermektedir. Bu da sistemin, düşük verimlilikle çalışmasına neden olmaktadır.

Gözden Geçirme İçin Uygun Yer ve Zaman

Gözden Geçirme aşaması, tüm bu sistemin en önemli parçalarından bir tanesidir ve düzenli olarak yerine getirilmesi zorunludur, bu nedenle bu alışkanlığı destekleyecek yer ve zamanın belirlenmesi önem taşır. Dolayısıyla, en azından alışana kadar, kişinin, gözden geçirme aşamasını, kesintiye uğramadan gerçekleştirebileceği, kendisine uygun bir yer ve zaman belirleyip bu iki saatlik haftalık gözden geçirme aşamasında ısrarcı olması önemlidir.

Deneyimler, bunun için en uygun zamanın, haftanın son çalışma gününün son bölümü olduğunu göstermektedir. Ör. Pazartesi - Cuma, 09.00 - 18.00 arası çalışan bir kişiyseniz, Cuma öğleden sonra bir saatlik bir süre bunun için iyi bir vakittir; böylelikle hem taze bir zihinle o hafta içerisinde yapılması gereken ancak bir nedenle yapılamayan eylemlerin üzerinden geçer ve bir sonraki haftaya / aya programlar hem de haftayı tamamlarken geri kalan Cuma öğleden sonrasında yapılabilecek olanları hızlı bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Bu aynı zamanda size, hafta sonuna temiz bir zihinle girmek için de güzel bir fırsat yaratacaktır.

Elbette gerek iş yaşamı gerekse ev yaşamı son derece dolu kişilerin gözden geçirme aşamasına zaman ayırmaları zor olabilir; ancak, ör. çocukların uyuduğu akşamın erken bir vakti, ya da onların henüz uyanmadığı sabahın erken bir vakti, hiç olmadı işe giderken serviste, toplu taşımada geçirilen vakit ya da işte, öğle arasında bir saatlik süre bile bu gözden geçirmeyi yerine getirmek için uygun bir zaman sağlayacaktır.

İşaret edilmesi gereken önemli bir nokta ise, bu gözden geçirmenin, devam eden günlük işler ve bunların bir üst seviyesinden genel bakış arasındaki dengeyi yakalayabilmektir. Haftalık gözden geçirme aşamasının, sadece devam eden projelerin eylemlerine odaklanması doğru değildir; arada bir bunların bir parça üzerine çıkarak, daha genel bir bakışla, temel değerler, ilkeler, varılmak istenen hedefler üzerinden de bir değerlendirme yapılması gerekir; yöneticiler bakımından bu durum özellikle böyledir. Gemi ve kaptanı üzerinden bir benzetme yapmak gerekirse, bir kaptanın, geminin hedefine varması için düzenli olarak yolda yapılması gerekenleri gözden geçirip yerine getirmesi ile arada bir daha yukarıdan geminin rotasında gidip gitmediği, gitmiyorsa bunun düzeltilmesi için yapılması gerekenler ya da rotanın değiştirilmesi gibi hususları gözden geçirmesi verilebilir. Doğru bir gözden geçirme aşamasının her iki seviyede birden yapılması gerektiği tartışmasızdır.

Büyük Resim Değerlendirmeleri

Yukarıda anlatılanın bir devamı olarak, haftalık gözden geçirmelerinin bazılarının, sadece büyük resme odaklanması gerektiği de açıktır. İşinizdeki anahtar ilkeleriniz ve hedefleriniz nelerdir? Bir sene ya da üç sene sonraki hedefleriniz nelerdir? Kariyeriniz nasıl ilerliyor? Gerçekten istediğiniz ve hedeflediğiniz bir yaşamı mı sürüyorsunuz?

Dolayısıyla, haftalık gözden geçirmeleriniz sırasında, sırayla daha yukarı seviyelerden, yaşamınıza, görevlerinize, hedeflerinize bakmanız önemlidir. Ör. bir ay içerisindeki haftalık gözden geçirme seanslarınızdan bir tanesini sadece bu amaca özgüleyebilirsiniz. Böylelikle yaşamınızın yolunda giden ya da gitmeyen alanlarını daha rahat tespit edebilir, bunlar üzerine yoğunlaşarak gerekli düzeltmeleri hayata geçirebilirsiniz.

Deneyimler, kişinin yaşamının kontrolünü eline alamadığını hissettiği oranda kendisi ile yüzleşmekten kaçındığını göstermektedir. Dolayısıyla çeşitli seviyeler üzerinden düzenli gözden geçirme seansları, kişiye tekrar yaşamını kontrol altına aldığı duygusunu yaşatacak, bu da kendisiyle yapacağı değerlendirmelerin sayısını ve niteliğini daha da geliştirecektir. Doğal olarak bu gelişim, kişinin önündeki yaşama dair hedef, plan ve değerlerini de olumlu etkileyecektir.

Yine deneyimler, ortalama bir kişinin, GTD sistemini, tüm yönleriyle yaşamına entegre edip uygulamasının bir ile iki yıl arasında bir vakit aldığını ortaya koymaktadır. Ancak bunu ne bir zorluk ne de bir kolaylık olarak görmek gerekir; neyse, odur; en doğrusu zaman içerisinde düzenli olarak yaşama geçirmektir, çünkü kişinin yaşamına kazandıracakları bunun kat ve kat fazlasıdır.

Yazılım dünyasından güzel bir örnek “agile programming - çevik programlama”dır. Özellikle yeni start-up’ların kullandığı bu metoda göre yazılım geliştirilirken öncelikle ortaya bir vizyon konularak, ürünün nasıl olması gerektiği düşünülür, hızlı bir şekilde, satışa uygun bir ürün yaratılarak pazara sürülür, ardından müşterilerden gelen geri bildirimler hızlı bir şekilde değerlendirilerek, uygulamanın çalışan ve çalışmayan kısımları yeniden ele alınarak, ortaya çıkan sonuçlara göre yeni ürün yeniden tasarlanır ve bir sonraki versiyonu üretilerek piyasaya sürülür. Burada mesaj şudur: ileriye yönelik olumlu hedefler ve planlama önemildir ancak bu hedef ve planların, gerçek dünyadan alınan geri bildirimler ile ayaklarının yere basarak doğru rotada ilerlemesi, gerektiğinde rotada düzeltmeler yapılması da aynı derecede önemlidir.

Bu da bizi bir sonraki soruya götürür: Perşembe günü saat 14.30, şimdi ne yapacaksınız?

Gerçekten işlerin başına geçtiğinizde hangi eylemi yerine getireceğiniz, bunun kararını nasıl vereceğiniz önemli bir sorudur. Bu sorunun cevabı ise ister önsezi deyin, ister hisleriniz deyin, ister içinizden gelen ses deyin, bu şekilde ortaya çıkan cevaptır.

Yukarıda, Bölüm 2 içerisinde, karar vermemize yardımcı olmak üzere üç temel çerveden bahsettik; tekrar etmek gerekirse:

Bu modeller alttan yukarı doğru, kişinin yaşamındaki somut düzeyden daha somut düzeye doğru yükselen bir yapıda tanımlanmaktadır. Bu nedenle tek tek içeriklerine bakmak önemlidir.

Unutmayalım ki bir karar verirken şu dört kriteri göz önünde tutarız:

Şimdi bunların hepsine teker teker bakalım:

Bağlam

Herhangi bir zamanda ilk cevaplanması gereken soru ne yapabileceğiniz, nerede bulunduğunuz, elinizdeki araçların neler olduğudur. Cep telefonunuz elinizde mi? Alış veriş yapmak için gitmeniz gereken dükkana gittiniz mi? Randevunuz olan kişi uygun mu? Daha önce belirttiğimiz üzere, yapılacaklar listesini, toplu olarak düzenlemek yerine bağlam üzerinden düzenlemek en doğrusudur. Ör. Telefonla Aranacaklar Listesi, Alışveriş Listesi, Ofis Toplantısında Konuşulacaklar Listesi, Evde Yapılacaklar Listesi vb.

Ör. bir müşteriniz ile görüşmek için randevunuza gittiniz ve o anda, görüşmenin yarım saat ertelendiğini öğreniyorsunuz; o anda elinizde Telefonla Aranacaklar Listesi bulunuyorsa, bu yarım saate bir kaç konuşmayı rahatlıkla sığdırabilirsiniz.

Bu listelerin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken bir önemli husus, liste içlerinde yer alan her bir eylemin, kendisini zorunlu kılan bağlama göre ilgili listeye kaydedilmesi olacaktır. Ör. bir özgeçmiş hazırlanması gerekiyorsa bu eylemin kaydedileceği yer Ev ya da Ofis değil, kuvvetle muhtemel Bilgisayarda Yapılacaklar Listesi olmalıdır. Bir ipucu bu listelerin, ilk başta, şeylerimizi derlerken yeri gelen listelere kaydedilmesi, mümkün mertebe sonraya bırakılmaması yönündedir.

Yaratıcı Bağlamlar

Her ne kadar burada ne yapılacağı, nerede bulunulduğu ve hangi araçlara sahip olunduğu temel soruları üzerinden bir bağlam tanımlaması yapılmış olsa da bu tanım tek ve zorunlu tanım değildir. Zaman içerisinde bir çok kişi başka kriterlere göre kendi bağlamlarını belirlemeye başlamıştır. Ör. Tatile Çıkmadan Yapılacaklar Listesi oluşturulup normalde diğer listelerde yer alan bir biri ile bağımsız bir çok eylem ör. bahçıvan ile konuş, lastik havalarını kontrol et, otel rezervasyonundan emin ol vb. gibi böyle bir listede bulundurulabilir.

Ör. Beş Dakikadan Kısa Süreli İşler Listesi ya da Finansal Konular Listesi ya da Ailevi Konular Listesi bu tur listelere örnektir. Siz de kendi yaşamınıza uygun bağlam listeleri oluşturmaktan çekinmeyin.

Var Olan Zaman

Hangi eylemi seçeceğimize yönelik belirleyici olan ikinci faktör ise o anda elimizde bulunan, var olan zamandır. Örneğin, bir toplantıya girmeden önce onbeş dakikalık zaman içerisinde yerine getirilebilecek aslında bir çok kısa ve basit eylem olabilir ve bunların kendilerine uygun bir listeye kaydedilmesi faydalı olacaktır. Benzer şekilde, derin düşünme ya da çalışma gerektiren kimi eylemler için ise daha geniş zaman aralıkları gerekli olacağı için bunları da ayrı bir listede takip edip düzenli olarak gerçekleştirilme tarihlerini takvime işlemekte fayda vardır.

Var Olan Enerji

Nispeten az değinilen hususlardan bir tanesi ise, kişinin, içinde bulunduğu bağlam ve sahip olduğu zaman dışında, o anda var olan enerji düzeyinin de, yapmak için seçeceği eylemi etkileyen önemli unsurlardan bir tanesi olduğudur. Çünkü insan ne kadar dikkatini toplamaya ve o eylemi bilinçli bir şekilde yerine getirmeye çalışırsa çalışsın, çoğu zaman bunu sonuçlandırıp sonuçlandıramayacağını etkileyen temel faktör, gerekli enerjiye sahip olup olmadığıdır.

Örneğin programınızın tamamiyle uygun olduğu ve büronuzda bulunduğunuz bir zamanda, sabah ağır spor yaparak güne başladıysanız, hemen ardından yoğun dikkat gerektiren bir çalışma olmasını tercih etmemelisiniz. Ya da tam tersi, gün içerisinde yoğun bir programınız varsa, akşam iş çıkışına yine yoğun bir eylem eklemek de çok doğru bir karar olmayacaktır; çünkü insanın enerjisi sınırlıdır.

Bir işi yaptığınızda, bir eylemi yerine getirdiğinizde buna ne kadar enerjinizi harcadığını düzenli olarak takip etmeye başlar ve not ederseniz, bir süre sonra yerine getirilecek eylemleri de enerji düzeyinize göre kolayca belirleyebilir hale gelirsiniz. Bu kapsamda örneğin, Düşük Enerji Gerektiren İşler Listesi tutabilir, yorgun olduğunuzda, bu listede yer alan kolay işleri yerine getirebilirsiniz.

Önemle altını çizmek istediğimiz bir husus ise, kişinin, enerjisini artırmasının en kolay yollarından bir tanesinin, düzenli & organize olup mümkün mertebe açık uçları kapatarak yaşamına devam ediyor olmasıdır. Karma karışık bir ortam ve ucu açık bırakılan işler, kişinin mental enerjisini düşürmek için bire birdir!

Yukarıda belirtilen üç faktör (bağlam, zaman ve enerji) göz önünde bulundurularak verilen kararlar ve bu kararları besleyen listeler insanı doğru eyleme götüren faktörlerdir.

Öncelik

Bağlam, zaman ve enerji dikkate alındıktan sonra hangi eylemin seçileceğine ilişkin kriter göreceli önceliklerimizdir. Bütün seçeneklerim arasından şu anda hangi eylemi seçmeliyim? Yine tecrübe, burada en sık karşılaşılan sorunun: “Önceliklerim arasında nasıl karar vermeliyim?” sorusunun olduğunu göstermektedir. Bu soru, soruyu soranın, aynı anda başa çıkabileceğinden çok daha fazla taahhüt altına girdiğini ve bunların bir bölümünün yerine getirilmesinin mümkün olmadığını bildiğini de ortaya koymaktadır.

Günün sonunda, kişinin yerine getirmeyi ya da getirmemeyi tercih ettiği eylemler konusunda kendisini rahat hissedebilmesi için taahhütleri, hedefleri ve değerleri hakkında bazı bilinçli kararlar vermiş olması gereklidir. Bu süreç ise kaçınılmaz olarak başka kişi ve kurumlar ile olan ilişkilerimizi de etkilediği için daha önce bahsettiğimiz ve birazdan aşağıda tekrar üzerinde duracağımız altı ufuk düzeyi modeli üzerinden incelenecektir.

Günlük İşleri Değerlendirmek için Üç Katmanlı Model

Öncelikleri belirlemek, bazı şeylerin, diğerlerinden daha önemli ve öncelikli olduğunu değerlendirmek anlamına gelir. Ama neye göre önemli ve öncelikli? Elbette, bazı işlerin diğer işlere göre önemli ve öncelikli olduğunu kabul etmek. Burada iş ile kast edilen kişinin gerek kendisinin belirlediği gerekse başkalarından gelen ve uygulamakla yükümlü olduğu eylemlerdir.

Altı çizilmesi gereken bir nokta, eskiden iş deyiminin yalnızca kişinin mesleki alanını kapsadığı iken, günümüzde, aile ve kişisel yaşamların da bu kapsama girdiğidir. Bu anlamda çocukların dersleri hakkında öğretmenleri ile görüşme de bir iştir; kişinin egzersiz düzenine ilişkin programı da bir iş ve bir insanın yaşamında tüm bu alanlar iç içe geçmiştir. Bu nedenle sadece mesleki alanları ele alan bir yaklaşım yetersiz kalmaya mahkumdur.

Daha önce ele alındığı üzere, insan, herhangi bir zamanda aşağıdaki şu üç eylemden bir tanesini yapmaktadır:

Kişi ya önceden belirlemiş ve listelerinden bir tanesine kaydetmiş olduğu işlerden bir tanesini yapıyordur ya gün içerisinde beklenmedik şekilde karşısına çıkan ya da hangi işin, ne zaman, nasıl yapılacağını belirliyordur. Bununla birlikte tecrübe, bir çok insanın, listelerinde yer alan ve önceden belirlenmiş olan işleri yerine getirmek yerine gün içerisinde daha spontane bir şekilde, karşılarına çıkan işleri yerine getirmeye daha eğilimli olduğunu göstermektedir.

Bunun nedeni, bu şekilde ortaya çıkan işleri yerine getirmenin insanda sahte bir iş yapıyor ve meşgul olma düşüncesi ve tatmini yaratması; bir anlamda, insanların kendilerini kolayca kandırmalarına izin vermesidir. Böylece bir çok kişi ileride ortaya çıkabilecek sorunları daha baştan önlemeye yönelik proaktif bir yaşam biçimi yerine, bunlara meydana çıktıkça tepki göstermeye yönelik reaktif bir yaşam biçimine daha alışıktır.

Gerçekten de aniden ortaya çıkan işlerin bir çoğu, kişinin önceden belirlediği akışları kesintiye uğratmaya son derece uygundur. Ör. önemli bir proje üzerinde çalışırken patronunuzdan ya da eşinizden gelen ve acil kaydıyla yerine getirilmesi gereken bir talep birden elinizdeki projeyi bırakmanıza neden olabilir. Bu tür kesintileri bir noktaya kadar anlayışla karşılamak doğal olmakla birlikte, olumsuz etkilerini ortadan kaldırmanın en önemli yolu, kişinin, neyi yapmakta olmadığını bilinçli bir şekilde bilmesidir. Bu da, kişinin, listelerine kaydetmiş olduğu işler üzerinden düzenli bir şekilde geçmesiyle teyit edilir. Aynı örnek üzerinden ilerlemek gerekirse, kendisi için önemli bir iş üzerinde çalışan kişinin, o hafta, her seferinde çalışmasının bu tür bir nedenle bölündüğünü farz edelim, bu işin tamamlanmasının temel koşulu, tamamlanana kadar, üzerinde yazılı listede bulunmaya devam etmesi ve kişinin de yukarıda belirtildiği üzere, bu listesi üzerinde düzenli olarak gözden geçirme yaparak, tamamlanan ve tamamlanmayan işleri tespit ederek, tamamlananları listeden silmesi, tamamlanmayanlar için en uygun bir sonraki yer ve zamanı belirlemesi olacaktır. Böyle bir yaklaşımla, gün içerisinde meydana gelen kesintilerin, kişinin daha önceden belirlemiş olduğu işleri engellemesinin önüne geçilebilecektir.

Tekrar etmek gerekirse, asıl olan, kişinin, kendisi için, üzerinde değerlendirme yapıp bilinçli şekilde belirlediği ve listelerine kaydettiği işleri yerine getiriyor olmasıdır. Gün içerisinde bu işler dışında bir çok beklenmeyen yeni işin kişinin karşısına çıkması son derece doğal olmakla birlikte kaçınılması gereken bu ikinci tür işlerin, ilk kategoridekilerin yerini almasıdır. Proaktif olmak yerine kişiyi reaktif bir yaşama iten bu tür bir yaşama şekli sadece daha fazla kaygı ve endişe uyandırmakla kalmaz, kişinin yaşamında asıl önemli olduğu için listelerine kaydedilmiş olan işlerinin de yerine getirilmemesine de neden olur. Bundan kaçınılmalıdır.

Şunu da unutmamak gerekir ki listelerde yer alan işlerin yapılmadan bırakılması ve sadece spontane meydana gelen işlere yoğunlaşılması bu işlerin ortadan kalktığı anlamına da gelmemektedir. Göz ardı edilen bu tür yükümlülükler, ileride en olmayacak zamanlarda en kötü şekillerde kişinin karşısına mutlaka çıkacaktır.

Andan Ana Dengeleme Yeteneği ise kişinin zamanla sahip olmak için üzerinde çalışması gereken yeteneklerinden bir tanesidir. Yukarıda anlatıldığı üzere asıl olan kaydedilmiş işlerin yerine getirilmesi iken spontane şekilde ortaya çıkan işlerin yerine getirilmeden yaşama devam edilmesi de mümkün değildir. Dolayısıyla kişinin her iki durum arasında çevik bir şekilde hareket etmesine dayanan bir yaklaşım geliştirmesi de önemli ve faydalı olacaktır. Ör. kişinin, kendisi için ayırdığı dört saatlik bir işin arasına spontane şekilde giren bir saatlik başka bir iş belki o dört saatlik işin yerine getirilmesine engel olabilir ancak geride kalan iki saatte yerine getirilebilecek, listeye kayıtlı başka işlerin mevcut olması da oldukça muhtemeldir. Dolayısıyla, belki, bir saatlik kesinti sonrasında, aynı işe dönmek mümkün olmasa bile listede belirlenmiş ve daha kısa sürede tamamlanabilecek başka iş ya da işlerin tamamlanması da güzel bir çözüm olacaktır.

Dolayısıyla yaşamı bölen kesintilerin engellenmesi mümkün olmasa bile, bunları, diğer işleri tamamlamak için bir fırsat olarak görmek de olumlu bir bakış açısıdır. Burada yine önemli olan kişinin geliştirdiği sistemine güvenmesi ve gerek önceden belirlenmiş gerekse spontane şekilde ortaya çıkan işleri yerine getirirken hangilerini yapacağı hangilerini yapmayacağı ya da ne zaman yapacağına ilişkin bilinçli kararlar veriyor ve sonradan bunların üzerinden düzenli olarak geçiyor olmasıdır.

Bu işler arasında seçim yaparken hangi kriterleri göz önünde bulundurması gerektiği ise yazının devamının konusudur.

Kişinin İşlerini Gözden Geçirmesine Yönelik Altı Katmanlı Model